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5. Die Tätigkeit des Wahlvorstandes

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Ihre Aufgabe als Wahlvorstand ist es von nun an, die Wahl vorzubereiten und durchzuführen (§ 18 Abs. 1 BetrVG). Sie sind zur Geheimhaltung (§ 79 BetrVG) und zur vertrauensvollen Zusammenarbeit mit dem Arbeitgeber verpflichtet (§ 74 BetrVG).
Der oder die Vorsitzende beruft die Sitzungen ein und vertritt den Wahlvorstand nach außen. Gibt es noch keine(n) Vorsitzende(n), so bestimmen sie/ihn die Mitglieder des Wahlvorstandes.

1. Die erste, konstituierende Sitzung

Vor der ersten Sitzung übergibt der/die Vorsitzende die schriftlichen Einladungen am besten persönlich an die Mitglieder. In dieser Sitzung sollten die Mitglieder eine grobe Zeitplanung aufstellen und eine „To-do“-Liste mit den nächsten Aufgaben und Schritten.

Mit den unten verlinkten Anschreiben informieren Sie den Arbeitgeber über die Aufnahme seiner Arbeit, bitten ihn um Zuarbeit, v. a. zur Übermittlung der Arbeitnehmerdaten für die Wählerliste. Die Belegschaft informieren Sie am besten durch einen Aushang über die Aufnahme Ihrer Arbeit und geben die Namen und Erreichbarkeit aller Mitglieder und Ersatzmitglieder bekannt. Darüber hinaus empfehlen wir, dass Sie sich ein eigenes kleines Büro einrichten lassen und dort während bestimmter „Sprechzeiten“ für Mitarbeiter erreichbar sind, die Sie in dem Aushang bekannt geben, dies ist aber nicht Pflicht.

Schließlich können Sie einzelne Arbeitnehmer als sog. Wahlhelfer heranziehen (§ 1 Abs. 2 Satz 2 WO), die Sie nach Ihren Anweisungen bei der Stimmabgabe und -auszählung unterstützen. Sie sind für die Ausübung ihres Amtes von der Arbeitspflicht befreit, genießen allerdings keinen besonderen Kündigungsschutz.

2. Die weiteren Sitzungen

Die Sitzungen sind nicht öffentlich. Der Vorsitzende lädt zu ihnen alle ordentlichen Mitglieder und die nach § 16 Abs. 1 Satz 6 BetrVG entsandten, nicht stimmberechtigten Gewerkschaftsvertreter ein. Ist ein ordentliches Mitglied verhindert (z. B. wegen Krankheit, Urlaub, Dienstreise o.ä., nicht aber arbeitsfrei), so ist das der Reihenfolge nach nächste Ersatzmitglied zu laden. Es übt das volle Stimmrecht des verhinderten Mitglieds aus.

Entscheidungen werden durch Beschluss getroffen, d. h. durch Abstimmung. Ein Beschluss ist angenommen, wenn die Mehrheit aller stimmberechtigten Mitglieder zustimmt (§ 1 Abs. 3 WO). Ersatzmitglieder, sofern sie nicht gerade vertreten, und Beauftragte einer Gewerkschaft dürfen nicht mitstimmen.

Der Wahlvorstand ist folglich nur dann beschlussfähig, wenn mehr als die Hälfte der stimmberechtigten Mitglieder anwesend sind (bei 3 ordentlichen Mitgliedern also mind. 2). Der Vorsitzende sollte zu Beginn jeder Sitzung die Beschlussfähigkeit feststellen.

Zu jeder Sitzung ist ein Protokoll anzufertigen, das insbesondere die Beschlüsse dokumentiert (§ 1 Abs. 3 Sätze 2, 3 WO). Sämtliche Unterlagen, die der Wahlvorstand erstellt, sind als Wahlakten sorgfältig aufzubewahren und später dem gewählten Betriebsrat zu übergeben (§ 19 WO). Sie werden bis zur Wahl v. a. dazu benötigt, den Überblick zu behalten, und später für etwaige Gerichtsverfahren.

3. Wer trägt die Kosten?

Die Kosten der Betriebsratswahl hat nach § 20 Abs. 3 Satz 1 BetrVG der Arbeitgeber zu tragen. Dazu gehören insbesondere auch alle Tätigkeiten des Wahlvorstandes, die der Vorbereitung und Durchführung der Wahl dienen, also v. a. Druck und Veröffentlichung der Wahlvorschläge im Betrieb, die Herstellung der Briefwahlunterlagen und Stimmzettel, aber auch Fachliteratur und Schulungen zur Betriebsratswahl für die Mitglieder des Wahlvorstandes. Allerdings hat der Arbeitgeber nur solche Tätigkeiten zu bezahlen, die erforderlich sind, d. h.

  • mit denen der Wahlvorstand seine gesetzlichen Aufgaben erfüllt und
  • zu denen es keine gleich erfolgversprechende, aber kostensparendere Alternative gibt.

Erfasst wäre also eine Schulung zur Betriebsratswahl bei einem Bildungsinstitut für Betriebsräte. Der Arbeitgeber kann nicht verlangen, dass der Wahlvorstand sich mit einer Schulung beim unternehmenseigenen Juristen begnüge.

4. Sitzungen als Videokonferenz?

Wie auch der Betriebsrat kann der Wahlvorstand seine Sitzungen – ganz oder teilweise – virtuell abhalten (Video- oder Telefonkonferenz), allerdings unkomplizierter, denn er benötigt hierfür keine Geschäftsordnung.

Soll die Sitzung virtuell stattfinden, so vermerkt der/die Vorsitzende des Wahlvorstandes dies in der Einladung.

Unverändert in Präsenz aller Mitglieder hingegen müssen die folgenden Aufgaben erledigt werden: Wahlversammlungen, Losverfahren und – wichtig – jede Überprüfung eingereichter Wahlvorschläge (§ 1 Abs. 4 WO).

Das Folgende müssen Sie bei einer virtuellen Sitzung beachten:

  • Dritte dürfen vom Inhalt der Sitzung keine Kenntnis nehmen können, Sie sollten also z. B. alleine im Raum sitzen.
  • Die Sitzung darf nicht aufgezeichnet werden.

Die Teilnehmenden bestätigen ihre Teilnahme gegenüber der oder dem Vorsitzenden in Textform (z. B. per E-Mail). Diese Bestätigung ist als Ersatz der Anwesenheitsliste dem Protokoll (s.o.) beizufügen.

5. Die Freistellung

Die Mitglieder des Wahlvorstandes – wie auch des Betriebsrates – führen ihr Amt „unentgeltlich als Ehrenamt“ (§ 37 Abs. 1 BetrVG). Allerdings haben sie das Recht, ihre Aufgaben ohne Kürzung ihres Gehaltes während der Arbeitszeit wahrzunehmen (§ 20 Abs. 3 BetrVG).
Jedes Mitglied des Wahlvorstandes entscheidet selbst, ob und wann er seinen Arbeitsplatz verlassen muss, um seinen Wahlvorstandsaufgaben nachzukommen. Es muss sich (wie auch die Wahlhelfer) nur möglichst früh bei seinem unmittelbaren Vorgesetzten abmelden und angeben, dass es Aufgaben des Wahlvorstandes wahrnehme und wohin es sich begebe. Anschließend muss es sich bei seinem Vorgesetzten wieder zurückmelden. Einer Genehmigung bedarf es nicht. Die Mitglieder achten aber freilich darauf, dass sie den Betriebsablauf so wenig wie möglich beeinträchtigen.

Tätigkeiten außerhalb der Arbeitszeit werden nicht vergütet. Nur wenn sie aus betriebsbedingten Gründen nicht innerhalb der Arbeitszeit möglich waren – also z.B. auf Veranlassung des Arbeitgebers oder wegen sehr unterschiedlicher Arbeitszeiten oder weil die Erstellung der Wählerliste unerwartet lange dauert und keinen Aufschub duldet – , erhalten die Mitglieder einen Freizeitausgleich oder gar eine Mehrarbeitsvergütung nach § 37 Abs. 3 BetrVG.

6. Der Kündigungsschutz

Als Mitglieder des Wahlvorstandes genießen Sie einen vergleichbaren Kündigungsschutz wie Mitglieder des Betriebsrates: Bis zur Bekanntgabe des Wahlergebnisses durch den Wahlvorstand ist

  • eine ordentliche Kündigung ausgeschlossen und
  • eine außerordentliche (fristlose) Kündigung aus wichtigem Grund (Straftat etc.) nur mit Zustimmung des Betriebsrates oder Arbeitsgerichts möglich (§ 15 Abs. 3 KSchG).

Während der sechsmonatigen sog. Abkühlungsphase danach ist weiterhin nur eine außerordentliche Kündigung möglich, diesmal auch ohne Zustimmung von Betriebsrat oder Arbeitsgericht.

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