Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?

 

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Digitale Signatur - neue Herausforderungen auch für Betriebsräte

In den meisten Branchen werden Digitalisierungsprozesse initiiert und/oder stark ausgeweitet. In Unternehmen müssen tagtäglich viele Dokumente und Verträge u. a. unterschrieben werden. Und Papier ist geduldig, Unterzeichnende oft nicht vor Ort - daher wird zunehmend auf eine digitale Lösung gesetzt: die elektronische Signatur.

Ein Thema auch für den Betriebsrat! Denn im Zuge der Neuregelungen im BetrVG durch das Betriebsrätemodernisierungsgesetz können nunmehr auch insbesondere Betriebsvereinbarungen sowie Interessenausgleich und Sozialplan mit (qualifizierter) elektronischer Signatur unterzeichnet werden.

Aber was ist eine qualifizierte elektronische Signatur? Und was ist dabei zu beachten?

Im Zuge der Neuregelungen im BetrVG durch das Betriebsrätemodernisierungsgesetz können nunmehr auch insbesondere Betriebsvereinbarungen77 Abs. 2 Satz 3 BetrVG) sowie Interessenausgleich und Sozialplan112 Abs. 1 BetrVG) mit qualifizierter elektronischer Signatur unterzeichnet werden. Entsprechendes wird für den Spruch der Einigungsstelle76 Abs. 3 Satz 4 BetrVG) klargestellt. Ein weiterer Schritt Richtung Digitalisierung der Betriebsratsarbeit.

Die einfache elektronische Signatur kennt nahezu jeder. Beispiel: Unterschrift zur Bestätigung der Annahme eines Pakets auf dem Unterschriftenpad des Postboten. Mit dieser einfachen Signatur wird zwar die Integrität durch ein Zertifikat sichergestellt und der Urheber kann identifiziert werden. Sie ist jedoch nicht fälschungssicher und es gibt keinerlei Anforderungen an die Identifizierung (z. B. bei einer E-Mail). Dann gibt es noch die sogenannte fortgeschrittene elektronische Signatur (stark vereinfachtes Beispiel: Kartenzahlung im Einzelhandel, soweit zur Zahlungsbestätigung noch eine Unterschrift von Ihnen verlangt wird und diese Unterschrift vom Kassenpersonal mit der auf Ihrer EC-Karte verglichen wird).

Und schließlich eben die qualifizierte elektronische Signatur. Diese hat im Rechtsverkehr die gleiche Wirkung wie eine herkömmliche eigenhändige Unterschrift (Ausnahme: falls ausdrücklich ausgeschlossen wie etwa bei Kündigung). Sie ersetzt die gesetzliche vorgesehene Schriftform (§ 126 BGB in Verbindung mit § 126a BGB). Der große Unterschied zur fortgeschrittenen Signatur ist, dass ein Dritter Ihre Identität bei der qualifizierten elektronischen Signatur eindeutig bestätigt. Hierfür gibt es sogenannte qualifizierte Vertrauensdienstanbieter, welche Ihre Unterschrift Ihrer Identität zuweisen. Es erfolgt eine eindeutige Authentifizierung und gleichzeitig der Beweis der Integrität des Dokuments. Diese Unterschrift ist damit fälschungssicher.

Zusammengefasst: Die qualifizierte elektronische Signatur

  • stellt die Integrität durch ein Zertifikat sicher,
  • gewährleistet die eindeutige Authentifizierung und damit Zuordnung des Inhabers/der Inhaberin,
  • bietet Vertrauenswürdigkeit durch eIDAS (Verordnung (EU) Nr. 910/2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste) und nationales Recht, geregelt durch ein qualifiziertes Zertifikat,
  • erfüllt das Schriftformerfordernis in Deutschland und der EU,
  • ist langzeitarchivierungsfähig.

Was wird benötigt, um eine qualifizierte elektronische Signatur zu erzeugen?

Neben Computer, Laptop oder einem vergleichbaren Endgerät werden folgende Komponenten benötigt:

  • qualifiziertes Zertifikat auf einer sicheren Signaturerstellungseinheit (umgangssprachlich z. B. die sogenannte Signaturkarte),
  • Chipkartenleser und
  • entsprechende Software (Signaturanwendungskomponente).

Es gibt eine Vielzahl von (Software-)Lösungen, mit denen qualifizierte elektronische Signaturen erzeugt werden können. Qualifizierte Zertifikate werden ausschließlich von entsprechend qualifizierten Vertrauensdiensteanbietern ausgestellt. Weitergehende Informationen zum Thema digitale Signatur finden sich bei der Bundesnetzagentur oder auch beim Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnologie (BSI).

Zurück zur Betriebsratsarbeit: Endgeräte werden vermutlich im Betriebsrat vorhanden sein, aber die anderen Komponenten nur dann, wenn diese bereits im Unternehmen „implementiert“ sind. Kurzum: die weitere Digitalisierung der Betriebsratsarbeit im Bereich der elektronischen Signatur ist abhängig insgesamt von der Digitalisierung im Unternehmen!

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