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Video- oder Telefonkonferenz, was eignet sich besser?

von Dr. Laura Gärtner
Psychologin, Trainerin, Coach

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Schon seit ein paar Wochen sind wir nun mit der neuen ‚kontaktlosen‘ Arbeitswelt konfrontiert. Wir haben uns vielleicht schon in gewisser Weise daran gewöhnt nicht mehr darauf zu hoffen, in der nächsten Woche mit den Kollegen das ein oder andere Thema persönlich zu besprechen. Niemand kann vorausschauen, wie lange die Kontaktsperre wohl noch anhalten wird. Wie lange wir im Home-Office und/oder mit einzuhaltendem Sicherheitsabstand noch arbeiten werden oder die Kurzarbeit andauern wird. So ist die digitale Kommunikation auch in der Betriebsratsarbeit unser stetiger Begleiter geworden. Jedoch wann nutzen wir das Telefon, wann den Videocall? Diesen Fragen wollen wir in folgendem Artikel nachgehen.

Wenn Sie abwägen, ob Sie bei der nächsten Aufgabe lieber zum Hörer oder zur Kamera greifen, möchten wir Ihnen gerne einige Entscheidungshilfen an die Hand geben. Die relevanten Kriterien, die Sie berücksichtigen sollten, lauten: 1) Komplexität der Aufgabe, 2) Beziehung zum Gegenüber, 3) eigene Vorlieben, 4) Technische Voraussetzung und Kompetenz.

  1. Komplexität der Aufgabe: Geht es um eine Aufgabe, die mit den entsprechenden Informationen gut lösbar ist? Beispielsweise: Höhe der Mitarbeiterkosten im Jahr 2018. Oder handelt es sich etwa um eine Aufgabe, die keine 100 %ig richtige Lösung zulässt, wie beispielsweise eine Verhandlungsstrategie oder eine Konfliktlösung. Im zweiten Fall, geht es darum, dass man sich im Gremium, mit den Kollegen, oder mit dem Arbeitgeber gemeinsam auf eine Lösung einigt. Aus dem Bauch heraus wird es Ihnen sicher klar sein, dass Sie Aufgabentypen mit einem geringen Komplexitätsgrad (Beispiel: Mitarbeiterkosten) eher mit einer einfacheren Kommunikationsform lösen können, wie einer Rund-Mail oder einem kurzen Telefonat. Sie lassen dem Gegenüber auf irgendeine Weise die Zahlen zu kommen. Jedoch bei komplexeren Aufgaben bietet ein Telefonat neben den sachlichen Informationen zu ‚wenig Informationen zwischen den Zeilen‘. Zusätzlich kann es in einer größeren Telefonkonferenz ohne entsprechendes Regelwerk auch schnell chaotisch werden. So würde eine Verhandlung mit dem Arbeitgeber per Telefonkonferenz eher ein mulmiges Gefühl hinterlassen, da man seine Körpersprache, Mimik und Gestik nicht als Informationsquelle hinzuziehen konnte, um zu sehen, ob er es ernst meint. Eine Videokonferenz kommt einem persönlichen Treffen am nächsten und wäre demnach das Medium der Wahl, da es die meisten ‚Zusatzinformationen‘ mitsendet. Daher empfehlen wir Ihnen sich vor einer Konferenz zu fragen: Wie komplex ist meine Aufgabe und welche zusätzlichen Informationsquellen benötige ich? Telefonkonferenz = Informationen über die Stimme und direkte Rückmeldung, Videokonferenz = Informationen über Mimik und Gestik und direkte Rückmeldung.

 

  1. Beziehung zum Gegenüber: Ein Blick sagt mehr als tausend Worte. BR-Kollegen oder Mitarbeiter, die wir schon lange kennen oder mit denen wir viele Jahre zusammenarbeiten, brauchen oft keine großen Ausführungen wie bestimmte Arbeiten [JV1] zu erledigen sind oder wie man etwas konkret gemeint hat. Man versteht sich ‚blind‘. In einem solchen Fall können Sie auch Medien nutzen, die weniger Zusatzinformationen liefern, da Sie im Prinzip wissen, wie das Gegenüber reagiert. Falls jedoch Missverständnisse aufgetaucht sind, vorliegen oder möglich sind, sollten Sie wieder ein Medium wählen, das mehr Information liefert. Versuchen Sie nicht ein Missverständnis via E-Mail zu lösen, das führt meist zu noch mehr Unverständnis.

 

  1. Eigene Vorlieben: Jeder macht es auf seine Art, und das ist auch gut so! Mit welchem Medium fühlen Sie sich wohl? Gerade wenn Sie in der Vergangenheit noch nicht mit Videocalls oder -konferenzen agieren mussten, fühlt es sich zu Beginn sehr ungewohnt an, wenn andere via Kamera zu einem ‚nach Hause‘ kommen und Sie sich selbst während des Gesprächs sehen. Andererseits ist es eine besondere Herausforderung eine Telefonkonferenz mit 6 oder mehr Personen zu moderieren. Stimmen können sich gleich anhören, Regeln sollten eingehalten werden und einzelne Teilnehmer sollten nicht untergehen. Der Umgang mit diesen Medien benötigt ein bisschen Übung und Zeit. Schauen Sie, was Ihnen mehr entspricht.

 

  1. Technische Voraussetzungen und Kompetenz: Wenn mein Kollege keine Kamera hat, dann sollte ich ihn auch nicht zu einer Videokonferenz einladen. Prüfen Sie vor der Versendung von Einladungen, ob die einzelnen Beteiligten überhaupt die technischen Möglichkeiten besitzen. Sollte dies der Fall sein, dass die Technik vorhanden, aber die technische Kompetenz noch fehlt, dann bieten Sie mehr Anleitung (bspw. könnten Sie Ihren Kollegen via Telefon begleiten, wenn er sich in das System einloggt). Zudem ist es für einen störungsfreien Ablauf hilfreich, wenn der Videokonferenzraum bereits 30 Minuten vor Beginn des Meetings für die Teilnehmer ‚offen‘ steht, um in aller Ruhe die Technik zu überprüfen.

 

Wir hoffen für Ihr nächstes Meeting, ob per Telefon oder Video, sind Sie gerüstet und wir wünschen Ihnen viel Erfolg und auch Spaß dabei!

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