Institut für Weiterbildung

Seminare für den Betriebsrat

Bereich wechseln:
Poko Institut für Weiterbildung

Videokonferenzen statt Meeting in Zeiten räumlicher Distanz

Videokonferenz in der Betriebsratsarbeit

aktualsiert am 26.03.2020

von Dr. Laura Gärtner
Psychologin, Trainerin, Coach

Innerhalb weniger Tage haben viele Unternehmen Anfang des Jahres auf die (durch Corona) entstandene räumliche Distanz zwischen ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen sowie Kunden reagiert. Anstelle von Konferenzen und vor Ort-Terminen werden Videochats genutzt, um die Kommunikation untereinander aufrecht zu erhalten. Jedoch gibt es einige Gefahren, auf die Sie als Betriebsrat Acht geben sollten, wenn Sie sich aus Ihrem Homeoffice einem Online-Meeting zuschalten.

Hat Ihr Unternehmen ebenfalls den Großteil an Kollegen und Kolleginnen ins Home-Office entsendet? Um arbeitsfähig zu bleiben, haben Sie nun erste Termine für Videokonferenzen angenommen - aber bis heute haben Sie noch nicht an einem solchen Online-Meeting teilgenommen? Gegebenenfalls haben Sie selbst zu diesem eingeladen - schließlich soll die anstehende Betriebsratssitzung nicht ins Wasser fallen, wo doch gerade so viele relevante Fragen ihrer Kollegen und Kolleginnen anfallen (bspw. zum Umgang mit Corona, zur Kurzarbeit oder zum Home-Office). Damit Ihr Meeting erfolgreich verläuft, haben wir einige hilfreiche Tipps zusammengestellt, um sich optimal vorbereiten zu können.

  • Störquellen vermeiden: Einwahlschwierigkeiten, permanente Verbindungsprobleme, verpixelte Bilder oder ein verzerrter Ton gehören zu den beliebtesten Fehlerquellen.
     
    1. Testen Sie im Vorhinein, ob Ihre Internetverbindung stabil ist (ggf. den Rechner per Kabel an den Router anschließen).
    2. Machen Sie sich mit der Technik vertraut - haben Sie externe Gerätschaften wie Kamera oder Mikrofone, die zuvor angeschlossen und installiert werden müssen?
    3. Lernen Sie das Videokonferenzsystem kennen und machen Sie einen Bild- und Sound-Check, bevor Sie in das Meeting einsteigen.
  • Tonspur: Das gesprochene Wort ist oft wichtiger als das Bild meines Gegenübers im Videocall. Daher sollten Sie unbedingt darauf achten, dass es hier zu keinen Verzerrungen kommt. Es hat sich oftmals bewährt, ein Smartphone-Headset zu verwenden, um eine bessere Tonqualität zu gewährleisten.
  • Gesprächsumgebung: Wenn Sie kein extra vorbereitetes Arbeitszimmer haben, in dem Sie regelmäßig Videokonferenzen abhalten, dann schaffen Sie sich eine Arbeitsumgebung, die Sie Ihren Kollegen und Kolleginnen im Online-Meeting präsentieren möchten. Räumen Sie alle Dinge weg, die nicht zu Ihrer beruflichen Aufgabe gehören, oder die Informationen über Sie preisgeben, die Sie als privat einstufen.
  • Lichtverhältnisse berücksichtigen: Tageslicht beispielsweise direkt vor dem Fenster, die Deckenbeleuchtung oder eine weitere zusätzliche Lichtquelle können Ihnen nützlich sein. Vermeiden Sie Gegenlicht oder nur die Beleuchtung Ihres Bildschirms zu nutzen, das bringt meist kein gutes Bild zu Tage.
  • Unterbrechungen der dritten Art: Corona hat vielleicht nicht nur Sie ins Zuhause verbannt, sondern auch Ihre Lieben. So kann es passieren, dass eines Ihrer Kinder ins Zimmer gerannt kommt oder der Paketbote die ersehnte Ladung Toilettenpapier liefert. Was auch passiert, bleiben Sie gelassen und Sie selbst. Je authentischer Sie auf die Geschehnisse reagieren, desto professioneller wirken Sie. Zudem ist es sinnig, Ihren Familienangehörigen vor dem Meeting kurz Bescheid zu geben und/oder eine Notiz an die Tür zu heften.
  • Gesprächskultur: Wenn Sie an den typischen Verlauf einer Dienstbesprechung denken, dann beginnt diese meist mit einem kurzen freundlichen Smalltalk, der den Teilnehmern und Teilnehmerinnen die Möglichkeit gibt, erstmal anzukommen, einander zu begrüßen und gegebenenfalls die noch unbekannten Gesichter kennenzulernen. Dieser soziale Teilaspekt einer Besprechung sollte auch im Online-Kontext nicht verloren gehen. An dieser Stelle möchten wir insbesondere die Moderatoren der Online-Konferenzen dafür sensibilisieren Freiräume zu schaffen und gegebenenfalls einen kleinen Smalltalk anzuregen.
  • Angemessene Kleidung tragen: Auch wenn das Homeoffice vielleicht dazu einlädt … z.B. eine Jogginghose zu tragen, die aber ansonsten kein fester Bestandteil ihrer Arbeitskleidung ist, dann sollten Sie diese auch nicht während des Online-Meetings tragen. Es kann immer mal sein, dass Sie aufstehen und einen zusätzlichen Ordner zur Hand nehmen müssen o. ä. Daher raten wir Ihnen – bevor Sie in Erklärungsnot geraten, weshalb Sie gerade nicht aufstehen können: Passen Sie Ihre Kleidung dem beruflichen Anlass entsprechend an.
  • Moderation: Wenn Sie selbst zu einem Online-Meeting einladen, dann schauen Sie doch in unseren in Kürze erscheinenden nächsten Newsletter zum Thema: Wie moderiere ich eine Videokonferenz richtig?

 Bitte beachten Sie diese Ministererklärung vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales, März 2020:

Sicherung der Arbeitsfähigkeit der Betriebsräte mit Blick auf Covid-19 (PDF)

https://www.bmas.de/SharedDocs/Downloads/DE/Meldungen/2020/ministererklaerung-arbeit-der-betriebsraete-unterstuetzen.html

Wie moderiere ich eine Videokonferenz richtig?

Betriebsratsarbeit und Corona-Virus