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Wie moderiere ich eine Videokonferenz richtig?

von Dr. Laura Gärtner
Psychologin, Trainerin, Coach

23.03.2020

Wie moderiere ich Videokonferenzen richtig? Moderations-Leitfaden mit der ISODE-Technik

Die entstandene räumliche Distanz zwischen uns und unseren Kolleginnen und Kollegen wird sich laut der neusten Nachrichten in den nächsten Wochen kaum reduzieren. Auch wenn viele Geschäfte, Produktionsketten und Restaurant geschlossen haben, sollten wir Überlegungen anstellen, wie wir unseren eigenen Arbeitsprozess und damit Gremiumsarbeit ‚am Laufen halten‘. Die Videokonferenz ist dabei ein wichtiger Bestandteil, die Ihnen, wenn richtig angewendet, helfen kann, Ihrer Betriebsratstätigkeit auch in Zeiten von Corona weiterhin erfolgreich nachzugehen.

Themen, die wir sonst lieber in der gewohnten Face-to-Face Besprechung geklärt haben, müssen jetzt über andere Wege bzw. Medien kommuniziert werden. Die Videokonferenz ist dabei das Instrument der Wahl, wenn wir uns eine synchrone Kommunikation wünschen. Das bedeutet, wir erhalten von unserem Gegenüber ein direktes Feedback auf verbaler und nonverbaler Ebene. Das beinhaltet das gesprochene Wort, die Tonlage und Stimmfarbe und auch die Mimik und ggf. Gestik des Gegenübers. Damit Ihre nächste Videokonferenz zu einem Erfolg wird und Sie sich nicht darüber ärgern, dass Einzelne die Videokonferenz dominieren, nicht-enden-wollende Diskussionen überhandnehmen, oder Sie als Moderator zum Alleinunterhalter mutieren, haben wir Ihnen 11 Tipps zusammengestellt.

Schaffen Sie Struktur! Das Strukturieren Ihres Meetings im Vorhinein ist wohl der wichtigste Garant um sicherzustellen, dass alle Aufgaben fertiggestellt und die Ziele erreicht werden. Darüber hinaus sollen die Teilnehmer aktiviert werden sich in das Online-Meeting einzubringen, aber nicht wild durcheinander zu reden. Dafür ist eine Moderation im virtuellen Meeting unabdingbar.

VORHER

  1. Erstellen Sie eine Agenda inklusive zeitlichem Rahmen und fragen Sie sich, was der Zweck der einzelnen Agenda-Punkte ist. Verschicken Sie diese im Vorhinein, damit sich jeder Teilnehmer darauf vorbereiten kann (weitere Infos zur Vorbereitung für die Teilnehmer: Videokonferenzen statt Meeting).  
     
  2. Sammeln Sie Meinungen über nicht kontroverse Punkte mithilfe einer E-Mail vor dem Meeting und berichten Sie über diese Ergebnisse im Online-Meeting. So verhindern Sie Zeit mit Themen zu vergeuden, mit denen jeder einverstanden ist.
     
  3. Bei kontroversen Themen kann eine vorherige Abfrage per E-Mail und Präsentation der zusammengefassten offensichtlichen Meinungen die Diskussion verkürzen.
     
  4. Dauer: Kurz halten! Eine Stunde ist ein guter zeitlicher Rahmen. Zwei Stunden sind das Maximum. Andernfalls bauen Sie Pausen ein oder vereinbaren direkt mehrere Termine zu Meetings.
     
  5. Anzahl: Je mehr Teilnehmer Sie einladen, desto größer wird die Wahrscheinlichkeit, dass nicht jeder zu Wort kommt bzw. einige zu passiven Zuhörern werden. Wenn Sie eine reine Informationsveranstaltung mit wenig Interaktion durchführen wollen, dann können Sie auch eine größere Anzahl an passiven Zuhörern aufnehmen.
     
  6. Rollenaufteilung: Wer führt Protokoll? Wer ist für die Technik zuständig? Wer startet und bedient die Präsentation bzw. gibt es eine? So schaffen Sie Raum für Ihre Funktion als Moderator, der sich auf die Interaktion bzw. den Prozess fokussiert und jeden Teilnehmer im Blick behält.

WÄHREND

  1. Stellen Sie sicher, dass zu Beginn des Online-Meetings alle mit der Agenda, den Zielen und dem Vorgehen einverstanden sind (z. B. per Handzeichen).
     
  2. Zusammenfassungen: Nutzen Sie Zwischenfazits, um offenen Fragen frühzeitig zu begegnen und Themenpunkte abzuhaken.
     
  3. Interaktion fördern: Sprechen Sie stille Teilnehmer aktiv an oder nutzen Sie Rundläufe für Diskussionen und Brainstorming, um zu verhindern, dass Einzelne die Konversation dominieren. Wenn eine Diskussion mal aus dem Ruder läuft, erteilen Sie als Moderator Rederechte und lassen Sie jeden zu Wort kommen.
     
  4. Moderations-Leitfaden mit der ISODE-Technik:

Moderations-Leitfaden mit der ISODE-Technik:

NACHHER

  1. Protokoll: Beschlüsse, Aufgabenverteilung, Verantwortlichkeiten und nächste Schritte sollten am Ende jedes Treffens zusammengefasst werden und möglichst zeitnah den Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden.

Videokonferenzen statt Meeting in Zeiten räumlicher Distanz

Betriebsratsarbeit und Corona-Virus