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Die erste Betriebsversammlung erfolgreich vorbereiten

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Die Vorschriften zur Betriebsversammlung finden Sich in den §§ 42 - 46 BetrVG. Demnach hat der Betriebsrat einmal in jedem Kalendervierteljahr eine Betriebsversammlung einzuberufen, sie dient der Aussprache und Information zwischen Arbeitnehmer und Betriebsrat. Soweit, so gut. Doch was ist bei der Organisation der Versammlung zu beachten?

Hier ein paar praktische Anregungen und Tipps:

Über den Zeitpunkt der Betriebsversammlung sollte man sich frühzeitig - einige Wochen vor dem geplanten Datum - mit der Geschäftsleitung verständigen. Es sollten möglichst viele Kollegen teilnehmen können, darum Urlaubzeiten beachten und besonders hektische Zeiten möglichst vermeiden. Klären Sie auch, welchen Raum Sie nutzen möchten und welche Ausstattung Sie benötigen.

Es empfiehlt sich, die Dauer der Veranstaltung auf zwei, maximal drei Stunden zu begrenzen, da schon nach einer Stunde die Aufmerksamkeit der Zuhörer merklich nachlässt.

Je nach Umfang des Tätigkeitsberichts und anderen Tagesordnungspunkten beginnt 4-6 Wochen vor dem Termin die eigentliche Planung. Anstehende Aufgaben werden unter Berücksichtigung von Funktion, Interessen und Stärken verteilt.

Zu Beginn werden die Ziele festgelegt: Welche Inhalte stehen im Mittelpunkt? Welche Vorkommnisse gibt es im Unternehmen? Was wollen wir mitteilen, was wollen wir erreichen? Soll es einen oder mehrere Themenschwerpunkte geben? Sollen zu bestimmten Themen Experten (der Gewerkschaft/aus dem eigenen Unternehmen) eingeladen werden?

Nach der Festlegung der Themen und deren ungefährem Zeitbedarf wird ein erster Ablaufplan erstellt. (Als Faustregel gilt, dass die einzelnen Redebeiträge nicht länger als 15-20 Minuten dauern sollten und genügend Zeit für Fragen und Diskussion bleibt.)

Zentrale Elemente sind natürlich der Tätigkeitsbericht und der Bericht der Geschäftsleitung. Darüber hinaus ist der Betriebsrat bei der Wahl der Themen recht frei: Sie müssen gemäß § 45 BetrVG einen konkreten Bezugspunkt zum Betrieb und der Belegschaft haben, ohne aber ausschließlich betriebsrelevante Inhalte zu behandeln. Betriebliche Angelegenheiten können frei erörtert werden.

Zu überlegen ist außerdem, wie man die Themen am besten präsentiert. Schon mit einfachen Mitteln (Fotos, Karikaturen, Stimmungsabfragen) lassen sich Redebeträge interessanter gestalten. Die Präsentation der Inhalte verteilt man am besten auf mehrere Schultern. So kann sich der Betriebsrat nicht nur als Team präsentieren, es sorgt während der Veranstaltung auch für mehr Abwechslung und Lebendigkeit.

Neben den Inhalten muss auch das Organisatorische geklärt werden - wer ist für was bis wann zuständig? Welche Technik und andere Ausstattung ist erforderlich?

Nachdem der Beschluss über Ort und Zeit gefasst wurde, wird es Zeit den Arbeitgeber sowie die Experten unter Mitteilung der Tagesordnung einzuladen und die Belegschaft zu informieren. Welche Mittel und Methoden der Information und der »Mobilisierung« der Belegschaft wollen Sie einsetzen? Was kommt bei den Kollegen an? Ob Plakat, Handzettel oder E-Mail, nutzen Sie mehrere Informationskanäle, um auf die Betriebsversammlung aufmerksam zu machen und sammeln Sie Themenwünsche und Aufträge Ihrer Kollegen.
Etwa eine Woche vor dem Termin steht die endgültige Tagesordnung fest (vergessen Sie nicht den Tätigkeitsbericht zu beschließen). Diese können Sie nun erneut im Rahmen einer Einladung veröffentlichen.

Damit Sie nichts vergessen, nutzen Sie Hilfsmittel wie Checklisten oder auch Muster von Ablaufplänen. Sehr zu empfehlen ist der Besuch unseres Seminars Die Betriebsversammlung. Hier erfahren Sie alles von der professionellen Planung bis zur sicheren Moderation.

Eine gute Vorbereitung gibt Ihnen die Sicherheit, die Sie brauchen um Ihre erste Betriebsversammlung erfolgreich zu meistern. Wir wünschen Ihnen gutes Gelingen!

Seminartipp:

Die Betriebsversammlung
Professionell vorbereiten - kreativ und spannend gestalten