Meetings: sinnvoll oder Zeitverschwendung?

Meetings: sinnvoll oder ZeitverschwendungEin Tag ohne Meeting: das muss schon rot im Kalender eingetragen werden. Geht es Ihnen auch so, dass die ständigen Arbeitstreffen Sie frustrieren, weil dadurch alles andere auf dem Schreibtisch liegenbleibt?

Dann gehören Sie zu den zahlreichen Arbeitnehmern, denen Meetings den Arbeitstag zerlegen und die dadurch immer wieder in ihrer Konzentration gestört werden. Meetings scheinen also absolute Zeitfresser zu sein. Das untermauern auch zahlreiche Studien. Sharp hat aktuell eine Studie mit mehr als 8.000 Teilnehmern durchführen lassen. Darin zeigte sich, dass jeder Mitarbeiter durchschnittlich mehr als sechs Stunden pro Woche in Arbeitstreffen verbringt. Ob das wirklich sinnlos verbrachte Zeit ist, kommt wie immer auf den Einzelfall an. Klagen „normale“ Arbeitnehmer schon über akuten Zeitmangel, ist dieser bei Führungskräften häufig noch ausgeprägter. In beiden Fällen empfiehlt es sich, die anberaumten Meetings zu hinterfragen.

Teilweise mögen sie Zeitverschwendung sein, aber nicht immer ist es möglich, auf sie zu verzichten. Neue Formen der Zusammenarbeit, der digitale Wandel und Verzahnungen innerhalb und auch außerhalb des Unternehmens machen regelmäßige Besprechungen notwendig.

Die Autorin Elizabeth Grace Saunders empfiehlt in ihrem Artikel für die Harvard Business Review, nicht auf das perfekte Zeitfenster für die Erledigung eines wichtigen To-dos zu warten. Denn das kommt wahrscheinlich nie. Ihr Tipp ist es, einfach anzufangen und sich von der Vorstellung zu verabschieden, eine umfangreiche Aufgabe gebündelt an einem Tag erledigen zu können. Letztendlich bleibe allen Betroffenen keine andere Möglichkeit, als zu akzeptieren, dass es immer wieder Meetings geben werde und daher anstehende Aufgaben in kleine Arbeitsschritte aufzuteilen.

Weitere Tipps

Das ist leider Fakt: Arbeitet man an komplexen Themen und wird herausgerissen, benötigt man anschließend mehrere Minuten, bis man den roten Faden wiedergefunden hat und erfolgreich weiterarbeiten kann. Folglich bedeutet jede Unterbrechung Zeitverlust, den man irgendwie kompensieren muss. Hilfreich kann es daher sein, sich vor der Besprechung Notizen über die nächsten Arbeitsschritte und spontane, wichtige Gedanken zu machen, die man sonst vielleicht vergessen würde. Das kann die Arbeit nach dem Meeting erleichtern.

Zusätzlich sollte sich jeder in seinem Terminkalender – für andere sichtbar – Termine blocken, um ungestört arbeiten zu können. Dadurch verschafft man sich Luft, um Dinge abzuarbeiten. Teilweise besteht vielleicht auch die Möglichkeit, dass nur eine Person des Teams an einem Meeting teilnimmt und später die anderen über das Ergebnis informiert.

Auch stehende Treffen können sehr produktiv sein. Denn Stehen hat den Vorteil, dass alle schneller zum Punkt kommen – schließlich ist es nicht so bequem – und weniger abgeschweift wird.

Schimpfen viele über ständige Arbeitstreffen (lt. Sharp-Umfrage empfinden sie 56 % der Befragten als langweilig und 59 % als nicht zielführend), sind sie für einige jedoch auch willkommene Anlässe, dem Büroalltag zu entfliehen und bei Kaffee und Tee mit den Kollegen zu plaudern. In dem Fall rechtfertigen sie das permanente Aufschieben unliebsamer Tätigkeiten – und liefern gleichzeitig noch eine gute Entschuldigung.

Vielleicht sind sie also doch nicht immer so negativ und per se schuld am unerfreulichen Arbeitsergebnis.

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