Die Personalplanung als Teil der Unternehmensplanung ist ein wichtiges Unternehmensinstrumentzur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit. Durch die ideale Verteilung der vorhandenen Mitarbeiter – unter Berücksichtigung der wirtschaftlichen Interessen des Unternehmens und der Beachtung der Mitarbeiterzufriedenheit – können Produktivität und Effizienz sowohl der einzelnen Mitarbeiter als auch des Unternehmens insgesamt gesteigert werden. Somit bedeutet Personalplanung die gedankliche Vorwegnahme zukünftiger personeller Maßnahmen. Damit ist die Personalplanung gleichzeitig auch Teil der personellen Angelegenheiten, bei denen dem Betriebsrat unterschiedlich ausgeprägte Beteiligungsrechte zukommen. Für die Personalplanung maßgeblich ist das Informations- und Beratungsrecht nach § 92 BetrVG. Das übergeordnete Ziel der Personalplanung ist es, das richtige Personal zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle zu haben.
Sofern eine Personalplanung noch nicht besteht, kann der Betriebsrat nach § 92 II BetrVG dem Arbeitgeber Vorschläge für ihre Einführung und Durchführung machen. Der Arbeitgeber ist jedoch nicht verpflichtet diesen zu folgen. Es besteht keine rechtliche Verpflichtung, eine Personalplanung einzuführen. Tatsächlich findet Personalplanung auch ohne ein förmliches Planungssystem immer schon dann statt, wenn eine konkrete betriebliche Situation personelle Maßnahmen und Entschlüsse auslöst, die sich nicht nur auf einen einzelnen Arbeitsplatz beziehen.
Für die Beteiligungsrechte des Betriebsrats ist es unerheblich, ob in dem Betrieb eine systematische Personalplanung durchgeführt wird oder Planung von Fall zu Fall stattfindet. Der Arbeitgeber muss dem Betriebsrat alle Unterlagen zur Verfügung stellen (§ 80 Abs. 2 S. 2 BetrVG) und erläutern, was er selbst für die Planung verwendet (z. B. Stellenbeschreibungen, Stellenpläne, Stellenbesetzungspläne). Dazu können auch diejenigen Planungsdaten gehören, die in einem anderen Zusammenhang erhoben und festgestellt wurden, z. B. Rationalisierungs-, Produktions- und Investitionsentscheidungen.
Die Personalplanung ist ein mittel- und langfristiges Konzept, wie Personal zu führen ist. Neben der Definition über die Anzahl des notwendigen Personals gehören hier auch spezifische Fragen dazu, wie die notwendige Qualifizierung und Weiterbildung des vorhandenen Mitarbeiterstamms.
Damit unterliegt die Personalplanung einem stetigen Wandel und ist keine Einmalaktion.
Zukünftige Entwicklungen, z. B. an Fach- und Führungskräften dürfen nicht außer Acht gelassen werden. Hier spielt die Personalentwicklung dann eine wichtige Rolle, die durch Aus- und Fortbildung (motivierte) Mitarbeiter für weitere (höherstehende oder gleichwertige) Arbeiten qualifiziert.
Personalbeschaffung, auch. Recruiting genannt, ist dann notwendig, wenn ein aufgedecktes Defizit nicht durch eigene Mitarbeiter ausgeglichen werden kann.
Unter Umständen muss auch Personal freigesetzt, also werden. Eine vorausschauende Personalplanung reagiert rechtzeitig z. B. durch Stundenabbau, Frühverrentung oder Positionswechsel, damit Kündigungen bzw. Abfindungszahlungen vermieden werden.