Das bEM soll Mitarbeiter, welche länger als sechs Wochen krank waren, bei der Wiederherstellung ihrer Arbeitsfähigkeit und dem Erhalt ihres Arbeitsplatzes unterstützen. Der Knackpunkt für ein erfolgreiches bEM ist, ob es gelingt, eine vertrauensvolle und gleichzeitig zielgerichtete Arbeitsbeziehung zwischen dem Mitarbeiter und dem bEM-Beauftragten herzustellen.
Ein bEM-Gespräch lässt sich grob in vier Phasen einteilen. Auch wenn diese Phasen hier idealtypisch getrennt dargestellt werden, überschneiden sich diese in der Praxis häufig. Die Intensität jeder Phase und damit auch die Dauer variiert stark von Person zu Person, aber auch, wie sich der bEM-Prozess entwickelt hat.
In dieser Phase gilt es, einen positiven Kontakt zu dem Mitarbeiter auf der Beziehungsebene herzustellen. Es geht hier einerseits darum, sich auf den Gesprächspartner einzustellen und andererseits dem Mitarbeiter zu signalisieren, dass man kein Gegner, sondern ihm positiv zugewandt ist und ihm mit Respekt begegnet. „Der Mitarbeiter ist Herr des Verfahrens“ heißt es zum bEM und dies sollte auch zum Ausdruck kommen.
Viele Gespräche beginnen mit der Frage „Wie geht es?“. Diese Frage ist ein möglicher Einstieg, bringt aber für den bEM-Prozess in dieser Gesprächsphase nicht viel, weil hier oft über Krankheiten gesprochen wird. Insbesondere medizinische Laien können mit diesen Angaben nichts anfangen. Entscheidender sind Angaben zu den funktionellen Einschränkungen bzw. zu den vorhandenen Möglichkeiten, welche auch durch die Erkrankung bzw. Schädigung bedingt sind. Es geht darum zu klären, welche Tätigkeiten unter welchen Bedingungen wie lange ausgeführt werden können. Die Passung zwischen den Möglichkeiten des Mitarbeiters und den Anforderungen des (potenziellen) Arbeitsplatzes, welche bei einer Krankschreibung nicht gegeben ist, gilt es in ihren verschieden Facetten zu erfassen.
Es hat sich bewährt, erst nach einer systematischen Erfassung der Problemsituation an die Lösung derselben zu gehen. Wenn es mehr als ein Problem gibt, gilt es eine Reihenfolge aufzustellen. Der bEM-Beauftragte sollte der Versuchung widerstehen, den Mitarbeiter (frühzeitig) mit guten Ratschlägen zu versorgen. Es empfiehlt sich vielmehr, den Mitarbeiter beim Finden eigener Lösungen zu helfen „welche Ideen haben Sie?“ und „was könnte Ihnen noch alles helfen?“ können leitende Fragen sein. Gerade in dieser Phase wird der Prozesscharakter des bEM deutlich: Es gilt Lösungen zu finden, umzusetzen, zu erproben, die Erfolge zu erfassen und neue Anpassungslösungen zu entwickeln.
In der letzten Gesprächsphase werden die besprochenen Aspekte noch einmal zusammengefasst und vor allem klar benannt, wer welches Arbeitspaket hat. Diese Arbeitspakte sollten nicht nur spezifisch beschreiben sein, sondern auch mit einem eindeutigen, möglichst zeitnahen Termin versehen werden.
Viele Mitarbeiter stehen dem bEM skeptisch gegenüber. Vielleicht weil sie in der Vergangenheit Erfahrungen mit schlecht geführten Krankenrückkehrgesprächen machen mussten. Mit einer Gesprächsführung, wie sie hier aufgezeigt wurde, können solche Vorbehalte aufgenommen und gelöst werden. „Der Mitarbeiter ist Herr des Verfahrens“ ist dabei keine juristische Formel, sondern eine grundsätzliche Haltung. Aber wie im sonstigen Leben ist auch ein „Herr“ auf gute Berater angewiesen.