Gespräche mit Mitarbeitern und Kollegen und Gespräche, mit der Unternehmens-/Betriebsleitung und den Führungskräften sind das "tägliche Geschäft" in der Betriebsratsarbeit. Gezielte Gesprächsvorbereitung ist ein wichtiger Baustein der Gesprächsführung im Sinne von "Agieren statt Reagieren".
Hier nun einige wichtige Aspekte einer guten Vorbereitung, damit Sie nicht von Argumenten des Gegenüber überrollt werden.
Der erste Aspekt lautet: Was möchte ich erreichen, was ist mein Ziel? Ein erheblicher Teil aller Gespräche und Verhandlungen verläuft unbefriedigend oder scheitert, weil keine klaren oder keine realistischen Zielsetzungen bestanden. Häufigster Fehler ist, sich für ein erstes Gespräch oder eine erste Verhandlung ein viel zu hohes, also unrealistisches Ziel zu stecken.
Sinnvoll ist es dagegen, wenn Sie sich vorher dazu herunter gebrochene Teilziele überlegt haben, "wenn ich mein Hauptziel schon nicht erreichen kann, dann versuche ich es wenigstens mit Teilzielen bzw. Minimalzielen" verhandlungen
(damit sind aber nicht Ersatzziele gemeint, denn das erfordert eine andere Strategie). Hinzu kommt, dass Sie außerdem in Themenbereichen, bei denen Sie mit Widerstand rechnen müssen, nicht erwarten können, in einemeinzigen Gespräch Ihr (endgültiges) Ziel bereits zu erreichen. Die Gefahrbesteht, dass Sie durch eine zu hohe Zielsetzung zu forsch oder aggressiv nach vorne marschieren, Ihr Gesprächspartner schließlich mit dem Rücken an der Wand steht oder aber einfach nur verärgert ist und eine Schutzmauervor sich errichtet.
Realistische Zielsetzung heißt daher auch, Stufe für Stufe Etappenziele zusetzen, um vorsichtig und mit Fingerspitzengefühl den Gesprächspartner "auszuloten" und so vielleicht in mehreren Schritten zum endgültigen Ziel zu kommen. Daher sollte in der eigenen Zielsetzung ein Minimal- und ein Maximalziel abgesteckt werden. Das Stecken solcher Ziele verschafft Ihnen Handlungs- und Verhandlungsspielraum. Sie sind insbesondere dann unverzichtbar, wenn Sie eine Verhandlung in der Gruppe führen.
Unklarheiten über das gemeinsame Ziel während der Verhandlung verhindern den Verhandlungsfluss und können sogar zum völlig unnötigen Abbruch führen.
Fragen Sie sich möglichst vor einem Gespräch oder einer Verhandlung auch, welche fachlichen/inhaltlichen Vorbereitungen noch notwendig sind. Überlegen Sie, wer ihnen möglicherweise als Fachmann noch wichtige Informationen geben kann. Nutzen Sie die Möglichkeit, wenn Sie im Teamverhandeln, und verteilen Sie unterschiedliche "Hausaufgaben". So kann das zu erarbeitende Wissen für eine Verhandlung auf verschiedene "Fachleute" innerhalb Ihres Teams verteilt werden.
Eine weitere zentrale Frage ist, wie Sie argumentieren und wie Sie mit Gegenargumenten umgehen. Verlassen Sie sich bitte nicht darauf, dass Ihnen die richtigen Argumente schon zum richtigen Zeitpunkt einfallen werden. Die Erfahrung beweist das Gegenteil.
Neben der Sammlung und Analyse der eigenen Argumente ist die Vorbereitung auf mögliche Einwände und Gegenargumente ebenso wichtig. Ein Großteil aller Gegenargumente lässt sich durchaus vorhersagen. Auch wenn Sie nichtalle Einwände widerlegen können, so geht es in der Vorbereitung auch darum zu wissen, worauf Sie sich einstellen müssen, um nicht in einer unglücklichen Situation "auf dem falschen Fuß erwischt zu werden".
Ein wichtiger Punkt ist dabei, sich bereits vor Beginn des Gesprächs so gut wie möglich in die Gedanken der Gesprächspartner hineinzuversetzen, d. h. auch zu versuchen, deren Verhandlungsziele vorab zu "ergründen". Das ist natürlich spekulativ aber dennoch meist äußerst hilfreich, v. a. wenn Sie dies in Form von Rollenspielen durchspielen, diese auf Video aufzeichnen und dann gemeinsam analysieren. Sie werden überrascht sein, wie viel Sie so vorab über Ihren Verhandlungspartner "herausfinden" können. Voraussetzung ist dabei aber eine detaillierte Videoanalyse. Dies lässt sich in guten Seminaren zum Thema Verhandlung realisieren. Verhandeln ist ein äußerst komplexer Vorgang. Patentrezepte und/oder Goldene Regeln können daher kaum zum Erfolg führen und sind nach meiner Erfahrung unseriös. Gutes und erfolgreiches Verhandeln lässt sich jedoch durchaus erlernen, wenn man bereit ist, in die Mechanismen, Regeln, Aspekte, Bedingungen, Probleme etc. von Verhandlungen "einzutauchen" und diese an sich selber und in der Gruppe in einem Training hautnah zu erfahren. Es handelt sich hierbei jedoch nicht um das Anwenden von Tricks oder um das "über den Tisch ziehen" des Verhandlungspartners. Ganz im Gegenteil, wenn beide Seiten das gleiche Wissen über Verhandeln und das Vorgehen in Verhandlungen haben, wird es in aller Regel zu einer sehr guten Verhandlung kommen mit befriedigenden und gewinnbringenden Ergebnissen auf beiden Seiten, sofern die Ausgangssituation dies zulässt.