Zu den Aufgaben des Personalrats gehört neben der innerdienstlichen Interessenvertretung gegenüber der Dienststellenleitung auch die Kommunikation mit der Belegschaft. Von besonderer Bedeutung für die Wirksamkeit der Öffentlichkeitsarbeit des Personalrats ist dabei die Ausrichtung der Text- und Medien-Aktivitäten an einer langfristigen Strategie. Als Gremium müssen Sie Ziele und am besten Leitlinien definieren, um durch die Übermittlung von Botschaften die Zustimmung der Belegschaft für die Personalratsarbeit zu gewinnen.
Strategische Kommunikation funktioniert immer dann, wenn der Inhalt und der Stil der Botschaften genau auf die Zielgruppen abgestimmt sind. Der Personalrat muss dafür seine Adressaten unter die Lupe nehmen! Informationen sollten klar und für die Zielgruppe verständlich formuliert sein - am besten mit kurzen Sätzen und prägnanten Aussagen.
Eine gelingende Kommunikation mit der Belegschaft setzt voraus, dass deren Bedürfnisse erkannt und berücksichtigt werden. Welche Wünsche haben sie bezüglich ihres Arbeitsplatzes? Wo gibt es Verbesserungspotenziale oder dringenden Änderungsbedarf? Was weckt Unzufriedenheit und welche konkreten Erwartungen sind an den Personalrat gerichtet? Hören Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen zu, fragen Sie, wenn nötig, nach und greifen Sie Wünsche und Probleme in Ihrer Kommunikation auf. Wenn die Kolleginnen und Kollegen sich von Ihnen gehört fühlen, werden sie selbst auch zuhören.
Wenn die Bedürfnisse richtig analysiert wurden, können die gesendeten Signale von den Adressaten gut empfangen werden und zum Aufbau langfristiger Beziehungen führen. Nun gilt es, das gewonnene Vertrauen zu bewahren. Das erreicht man unter anderem durch Kontinuität. Bleiben Sie im Kontakt mit den Kolleginnen und Kollegen und halten Sie sie auf dem Laufenden mit welchen Themen sich der Personalrat aktuell beschäftigt. Informieren Sie die Belegschaft, wenn möglich, auch über noch anstehende Vorhaben und Pläne, denn auch Transparenz schafft Vertrauen.
Nutzen Sie passende Kanäle. Die Auswahl der richtigen Kanäle, in denen Ihre Zielgruppen am aktivsten sind, maximiert die Wirkung Ihrer Kommunikation. Berücksichtigen Sie dabei eine Mischung aus traditionellen und modernen Kanälen – analog, persönlich und digital. Die Verwendung einer Vielzahl von Kanälen hilft, breitere Zielgruppen zu erreichen und unterschiedliche Vorlieben und Verhaltensweisen zu berücksichtigen. So machen Aushänge in Pausenräumen beispielsweise für überwiegend im Homeoffice arbeitende Kolleginnen und Kollegen wenig Sinn, während der Newsletter diejenigen, die nicht dauerhaft am PC arbeiten, nicht erreichen wird.
Entschließt sich der Personalrat dazu, die Kommunikation mit den Kolleginnen und Kollegen auf mehrere Schultern zu verteilen, sollte die Verteilung der einzelnen Arbeitsaufträge dokumentiert und mit einer Frist versehen werden. Klare Zuweisungen und Abgabetermine stellen sicher, dass sich alle Personalratsmitglieder ihrer Aufgaben bewusst sind, was die Ausführung vereinfacht. Ein Kommunikationsplan ermöglicht außerdem, den passenden Zeitpunkt für wichtige Ankündigungen zu wählen und so maximale Aufmerksamkeit zu erzielen. Gleichzeitig muss Kommunikation flexibel bleiben, um bei Bedarf an akute Krisen angepasst werden zu können. In diesen Fällen ist eine schnelle, faktenbasierte und transparente Kommunikation entscheidend.
Strategische Kommunikation für Personalräte bedeutet, gezielt und strukturiert zu kommunizieren, Vertrauen aufzubauen und den Dialog zu fördern. Durch eine klare Zielgruppenanalyse, gezielte Botschaften und den Einsatz passender Kanäle können Personalräte eine starke Position als Bindeglied zwischen Belegschaft und Dienststellenleitung einnehmen, Kolleginnen und Kollegen aktivieren und Mitbestimmung fördern.