Wie moderiere ich eine Videokonferenz richtig?

 

730x300 - Videokonferenz mit verschiedenen Teilnehmern

Die Videokonferenz ist dabei das Instrument der Wahl, wenn Face-to-Face Besprechung nicht möglich ist, wir uns aber eine synchrone Kommunikation wünschen. Das bedeutet, wir erhalten von unserem Gegenüber ein direktes Feedback auf verbaler und nonverbaler Ebene. Das beinhaltet das gesprochene Wort, die Tonlage und Stimmfarbe und auch die Mimik und ggf. Gestik des Gegenübers. Damit Ihre nächste Videokonferenz zu einem Erfolg wird und Sie sich nicht darüber ärgern, dass Einzelne die Videokonferenz dominieren, nicht-enden-wollende Diskussionen überhandnehmen, oder Sie als Moderator zum Alleinunterhalter mutieren, haben wir Ihnen 11 Tipps zusammengestellt.

Schaffen Sie Struktur! Das Strukturieren Ihres Meetings im Vorhinein ist wohl der wichtigste Garant um sicherzustellen, dass alle Aufgaben fertiggestellt und die Ziele erreicht werden. Darüber hinaus sollen die Teilnehmer aktiviert werden sich in das Online-Meeting einzubringen, aber nicht wild durcheinander zu reden. Dafür ist eine Moderation im virtuellen Meeting unabdingbar.

Vorher

  1. Erstellen Sie eine Agenda inklusive zeitlichem Rahmen und fragen Sie sich, was der Zweck der einzelnen Agenda-Punkte ist. Verschicken Sie diese im Vorhinein, damit sich jeder Teilnehmer darauf vorbereiten kann (weitere Infos zur Vorbereitung für die Teilnehmer: Videokonferenzen statt Meeting).  
     
  2. Sammeln Sie Meinungen über nicht kontroverse Punkte mithilfe einer E-Mail vor dem Meeting und berichten Sie über diese Ergebnisse im Online-Meeting. So verhindern Sie Zeit mit Themen zu vergeuden, mit denen jeder einverstanden ist.
     
  3. Bei kontroversen Themen kann eine vorherige Abfrage per E-Mail und Präsentation der zusammengefassten offensichtlichen Meinungen die Diskussion verkürzen.
     
  4. Dauer: Kurz halten! Eine Stunde ist ein guter zeitlicher Rahmen. Zwei Stunden sind das Maximum. Andernfalls bauen Sie Pausen ein oder vereinbaren direkt mehrere Termine zu Meetings.
     
  5. Anzahl: Je mehr Teilnehmer Sie einladen, desto größer wird die Wahrscheinlichkeit, dass nicht jeder zu Wort kommt bzw. einige zu passiven Zuhörern werden. Wenn Sie eine reine Informationsveranstaltung mit wenig Interaktion durchführen wollen, dann können Sie auch eine größere Anzahl an passiven Zuhörern aufnehmen.
     
  6. Rollenaufteilung: Wer führt Protokoll? Wer ist für die Technik zuständig? Wer startet und bedient die Präsentation bzw. gibt es eine? So schaffen Sie Raum für Ihre Funktion als Moderator, der sich auf die Interaktion bzw. den Prozess fokussiert und jeden Teilnehmer im Blick behält.

Während

  1. Stellen Sie sicher, dass zu Beginn des Online-Meetings alle mit der Agenda, den Zielen und dem Vorgehen einverstanden sind (z. B. per Handzeichen).
     
  2. Zusammenfassungen: Nutzen Sie Zwischenfazits, um offenen Fragen frühzeitig zu begegnen und Themenpunkte abzuhaken.
     
  3. Interaktion fördern: Sprechen Sie stille Teilnehmer aktiv an oder nutzen Sie Rundläufe für Diskussionen und Brainstorming, um zu verhindern, dass Einzelne die Konversation dominieren. Wenn eine Diskussion mal aus dem Ruder läuft, erteilen Sie als Moderator Rederechte und lassen Sie jeden zu Wort kommen.
     
  4. Moderations-Leitfaden mit der ISODE-Technik:
  • Informieren: alle Teilnehmer auf denselben Stand bringen, ggf. Änderung der Agenda
  • Sammeln: z. B. Themenpunkte, Ideen, Kritikpunkte
  • Ordnen: die gemeinsam vorher gesammelten Punkte sortieren & gruppieren
  • Diskutieren: über gemeinsam geordnete Überpunkte, Pro & Contra
  • Entscheiden: Entscheidungen treffen und protollieren

Nachher

  1. Protokoll: Beschlüsse, Aufgabenverteilung, Verantwortlichkeiten und nächste Schritte sollten am Ende jedes Treffens zusammengefasst werden und möglichst zeitnah den Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden.
Seminartipps

Webinar: Homeoffice und mobile Arbeit I

In diesem Webinar lernen Sie die verschiedenen rechtlichen Aspekte der Arbeit von zu Hause und unterwegs kennen. Gerade durch die Corona-Krise ist das Thema Homeoffice und mobiles Arbeiten stärker in den Vordergrund gerückt denn je. Bei aller Attraktivität bringt die Arbeit in den eigenen vier Wänden aber auch Gefahren mit sich. So tauchen Fragen zur Arbeitszeiterfassung, zur Kostentragung, zum Datenschutz, aber insbesondere auch zur Arbeitssicherheit und dem Gesundheitsschutz auf.

Neben der Klärung dieser Fragen zeigen wir Ihnen die typischen umsetzungs- und organisatorischen Schwierigkeiten und Risiken auf, damit Sie Ihre Kollegen bei Wünschen nach Flexibilisierung unterstützen und Ihre Mitbestimmungsrechte sachgerecht ausüben können.

 Zum Seminar

Sitzungen erfolgreich moderieren

In diesem Seminar erfahren Sie, wie man mittels wirksamer Moderationstechniken Sitzungen des Betriebsrats sowie von Ausschüssen und Arbeitsgruppen erfolgreich leitet. Sie lernen unterschiedliche Persönlichkeitstypen und ihre Strategien kennen und erfahren, wie Sie Sitzungen auch in kritischen Situationen souverän und sicher leiten. Sie trainieren mit unseren Experten, wie der Ablauf einer Sitzung erfolgreich  gestaltet wird und erhalten jede Menge Praxistipps.

Lange Diskussionen, viel zu viel Gerede und aggressive Stimmung kennen  Sie das? Ändern Sie den Verlauf Ihrer Sitzungen mit guten Kommunikationsfähigkeiten,  dem richtigen Gespür für die Gruppendynamik und professioneller  Moderation. So lassen sich die verschiedenen Interessen der  Betriebsratsmitglieder besser unter einen Hut bringen und Ihre Leitungskompetenz  bewahren.

 Zum Seminar

Systemische Moderationskompetenz

Die heutige Berufswelt ist ein komplexes System, in dem sich die Mitarbeiter zurechtfinden müssen. In diesem firmeninternen Seminar erfahren Sie mehr über Zusammenhänge und Wechselwirkungen komplexer Prozesse. An praktischen Beispielen erwerben Sie durch intensives Training Fähigkeiten in systemisch-, lösungsorientierter Moderation.

Eine gute Moderation trägt zur Entlastung aller Beteiligten bei. Systemische Moderation nutzt die lösungsorientierte Grundhaltung der systemischen Beratungsarbeit: die Beobachterperspektive, Kontextklärung und Informationsgewinnung durch zirkuläre Fragen, fokussieren auf Interaktionen und deren Wirkungen etc. Das bedeutet, dass der Moderator ergänzend zu der strukturierenden und sachorientierten Moderationstechnik auch die, “Atmosphäre”, die Interaktionen und  Beziehungen der Beteiligten im Blick behält um die Qualität der Ergebnisse zu verbessern.

Im Seminar bekommen Sie außerdem konkrete Empfehlungen zur Optimierung Ihrer persönlichen Gesprächsführungstechnik. So bleiben Sie auch in schwierigen Situationen ein kompetenter Ansprechpartner Ihrer Kollegen. 

 Zum Seminar

Zielgerichtet moderieren

Projekt- und Führungsarbeit beinhaltet in immer höherem Maße auch die Arbeit in und mit Gruppen/Teams. Für die Effektivität und das Klima in diesen Gruppen ist die Qualität ihrer Leitung und Moderation entscheidend. Zielgerichtet angewandte Moderationstechniken können gerade in Situationen mit hohem Konfliktpotential viel bewirken und einen konstruktiven, kooperativen Umgang mit allen Gesprächspartnern erleichtern. Auch wenn es um Entscheidungs- und Veränderungsprozesse im Unternehmen geht, können Sie mit Hilfe der Moderationsmethode Ihre Mitarbeiter aktiv einbeziehen, den Prozess zielgerichtet steuern und gemeinsam im Team gestaltend am Ergebnis arbeiten. Auf diese Weise sorgen Sie zugleich für eine effektive und erfolgreiche Umsetzung, da sich alle Beteiligten mit den gemeinsam entwickelten Maßnahmen identifizieren können.

 Zum Seminar