Das jährliche Mitarbeitergespräch - jetzt auch virtuell!

Alle Jahre wieder … wie jetzt, auch zu Zeiten der Pandemie?!

Aber klar doch! Bitte verzichten Sie nicht auf Ihr jährliches Mitarbeitergespräch, nur weil es schwierig wird, dieses (wie gewohnt) vor Ort durchzuführen. Virtuell ist es auch gar nicht so schwer, wir haben im Folgenden einige Tipps zusammengestellt, die es Ihnen leichter machen sollen.

Als ein wichtiges Führungsinstrument ist das jährliche Mitarbeitergespräch nicht wegzudenken. Es bietet für Mitarbeiter und Führungskraft die Möglichkeit, das vergangene Jahr zu reflektieren, Feedback zu geben und gemeinsam nach vorne zu schauen, auf das was kommt oder kommen könnte. Ziele des Gesprächs sind es

1. die Kommunikation und Kooperation zu verbessern sowie Missverständnisse abzubauen,
2. die Arbeitsleistung und -freude zu steigern und
3. die individuellen Entwicklungswünsche und -möglichkeiten zu besprechen und festzuhalten.

Das Gespräch wird normalerweise zwischen Mitarbeiter und der direkten Führungskraft geführt. Es ist kein verpflichtendes Gespräch, jedoch sollte von der Führungskraft dem Mitarbeiter das Angebot zum Gespräch gemacht werden. Gemeinsam stimmen Sie einen Termin ab, auf den sich beide Seiten vorbereiten. Die Dauer variiert sehr stark und liegt meist zwischen 30 und 90 Minuten.

Rahmenbedingungen: wenn nicht vor Ort, wie dann virtuell?

• Dem persönlichen Treffen am nächsten kommt die Videotelefonie. Es wäre empfehlenswert auf diese zurückzugreifen. Denn mit Bild bekommen Sie einen besseren Eindruck von Ihrem Gegenüber und können auch Reaktionen besser erkennen.
• Um das Gespräch erfolgversprechend online durchzuführen, benötigen Sie und Ihr Mitarbeiter unbedingt eine Kamera, ein Mikrofon sowie Kopfhörer (in vielen Laptops bereits enthalten, ggf. kann für das Gespräch auch das Smartphone genutzt werden).
• Darüber hinaus sind eine stabile Internetverbindung, eine ruhige ungestörte Atmosphäre und genügend Zeit wichtige Kriterien für einen erfolgreichen Verlauf.
• Am besten schalten Sie Ihr E-Mail-Postfach für die Zeit des Gesprächs aus, damit Sie nicht von aufblinkenden E-Mails abgelenkt werden. Leiten Sie Ihr Telefon um und geben Sie Ihrem Umfeld Bescheid, dass Sie nicht gestört werden möchten.

Die inhaltliche Vorbereitung:

• Die Struktur im Gespräch:
  1. Beginnen Sie mit der Standortbestimmung, wo sehen Sie den Mitarbeiter und wo sieht er sich selbst?
  2. Geben Sie konstruktives Feedback und zeigen Sie Anerkennung, wo sehen Sie Stärken und wo Schwächen. Bieten Sie ggf. Ihre Unterstützung an.
  3. Räumen Sie Missverständnisse aus dem Weg und versuchen Sie Konflikte zu klären.
  4. Der prospektive Bereich des Gesprächs: Erkennen Sie die Potenziale Ihres Mitarbeiters und nutzen Sie diese besser oder fördern Sie ihn.
• Die Inhalte: Es gibt drei große Felder, zu denen Sie und auch Ihr Mitarbeiter sich im Vorhinein Gedanken machen können bezogen darauf, was Sie als lobenswert, gut oder verbesserungswürdig einstufen:
  1. Aufgaben und Tätigkeiten
  2. Zusammenarbeit (mit Ihnen)
  3. Soziales Umfeld (Kollegen, Kunden, andere Organisationseinheiten)

Hier ist das Sammeln von Zahlen, Daten und Fakten zu allen drei Bereichen im Vorhinein hilfreich, um Ihren Einschätzungen eine Basis zu verleihen und diese verständlich zu vermitteln.

Gibt es im Unternehmen einen Gesprächsleitfaden für das jährliche Mitarbeitergespräch? Fragen Sie nach. Meist enthalten diese Leitfragen zu den verschiedenen inhaltlichen Themengebieten, wie beispielsweise: Was sind aus meiner Sicht die Merkmale und Anforderungen, auf die es bei diesem Arbeitsplatz ankommt? Wie kommt der Mitarbeiter mit diesen Anforderungen zurecht (Qualität, Menge)? Hat sich etwas daran verändert seitdem sie/er im Homeoffice arbeitet?

Die Kommunikation online:

• Wie auch im persönlichen Gespräch: Bauen Sie eine vertrauensvolle, wertschätzende Gesprächsatmosphäre auf Augenhöhe auf.
• Halten Sie keine Monologe – es ist ein Dialog!
• Wenn Sie nebenher am PC etwas anderes machen bspw. E-Mail-lesen, denken Sie daran, das sieht der andere auch durch die Kamera.
• Wenn Sie im Gespräch gemeinsam etwas festhalten wollen, nutzen Sie doch die Möglichkeit des geteilten Bildschirms. Bei einigen Videokonferenzsystemen gibt es alternativ die Funktion des Whiteboards, das wie ein digitales Blatt Papier funktioniert.

Wenn es aus dem Ruder läuft … wie gehe ich online mit Emotionen um??

• Seien Sie sensibel und aufmerksam. Machen Sie sich vorher Gedanken, welche Mitarbeiter bei welchen Themen (bspw. einer Kritik), wie reagieren könnten und überlegen Sie sich, wie Sie dann reagieren möchten.
• Bspw. scheuen Sie sich nicht Ihr Gegenüber danach zu fragen, wie es ihr/ihm mit der Kritik geht. Oder teilen Sie Ihre Beobachtung mit, wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihr Gegenüber sich unwohl, verärgert oder ängstlich fühlen könnte.
• Auch bei Ihnen können Emotionen auftauchen, bspw. erhalten vielleicht auch Sie ein Feedback, das Sie berührt. Stellen Sie sich am besten darauf ein.

Letztlich wünsche ich Ihnen viel Spaß bei den vielleicht dieses Jahr mal online verlaufenden jährlichen Mitarbeitergesprächen!