Betriebsräte die nicht freigestellt sind haben häufig enorme Probleme ihre Betriebsratsarbeit und ihre berufliche Tätigkeit zeitlich unter „einen Hut“ zu bekommen. Das dauerhafte Gefühl, etwas nicht erledigt zu haben, und einem Arbeitsbereich nicht mehr gerecht zu werden führt dann oft zu unnötigem Stress und Ärger mit Arbeitskollegen oder mit den Betriebsratskollegen. Um bei solchen Doppelbelastungen nicht den Überblick zu verlieren ist es hilfreich, die für die BR-Arbeit zur Verfügung stehende Zeit systematisch zu planen. Einfach zu handhabende Methoden des Zeitmanagements können hier für Entlastung sorgen. Hilfreich ist es, für die zu erledigenden Aufgaben einen Tagesplan zu erstellen.
Ein realistischer Tagesplan sollte grundsätzlich nur das enthalten, was Sie an diesem Tag erledigen wollen bzw. müssen - und auch können!
Denn: Je mehr Sie die gesetzten Ziele für erreichbar halten, um so mehr konzentrieren und mobilisieren Sie auch Ihre Kräfte darauf, diese zu erreichen.
Die nachfolgende Methode – sie heißt ALPEN-Methode - ist relativ einfach und erfordert nach etwas Übung nicht mehr als durchschnittlich fünf bis zehn Minuten tägliche Planungszeit.
A ktivitäten auflisten: Aufgaben, Termine, Tagesarbeiten, Unerledigtes.
L änge der Tätigkeiten schätzen.
P ufferzeit für Unvorhergesehenes reservieren (60 : 40-Regel, s. u.).
E ntscheidung über Prioritäten, Kürzungen und Delegation treffen.
N achkontrolle, Unerledigtes auf den nächsten Tagesplan übertragen
Die Grundregel der systematischen Zeitplanung lautet: 60% der zur Verfügung stehenden Zeit sollten für geplante Aktivitäten eingesetzt werden, 40% für unerwartete und spontane Aktivitäten
Ca. 60 %: geplante Aktivitäten. Ca. 20 %: unerwartete Aktivitäten (Reserve für Pufferzeiten und nicht planbare Aktivitäten, Störgrößen, Zeitfresser)
Ca. 20 %: spontane Aktivitäten, (Gespräche, kreative Zeiten, soziale und kommunikative Aktivitäten)
Ja nach Art und Eigenheit Ihrer Tätigkeit werden diese Werte etwas nach oben oder unten abweichen Verplanen Sie also nicht mehr als 60 % der Zeit aktiv und reservieren Sie 40 % als Pufferzeit für unerwartete und spontane Aktivitäten! Wenn Sie zunächst von einem 8-Stunden-Tag ausgehen, heißt das, dass Sie im Interesse eines effektiven Zeitmanagements nicht mehr als 5 Stunden verplanen dürfen.
Die Methoden des systematischen Zeitmanagements erfordern natürlich ein gewisses Maß an Disziplin und Übung. Hierin zu investieren lohnt es sich aber auf jeden Fall. Schon bald werden Sie Entlastung feststellen und merken, dass Sie für wirklich wichtige Dinge in Ihrer Betriebsratsarbeit mehr Zeit zur Verfügung haben.