Unter einer Dienstreise versteht man eine beruflich veranlasste Fahrt oder Reise, bei der Arbeitnehmer ihre geschuldete Arbeitsleistung vorübergehend außerhalb ihres üblichen Arbeitsplatzes bzw. außerhalb ihrer ersten Tätigkeitsstätte erbringen. Häufig wird dafür auch der Begriff Geschäftsreise verwendet. Entscheidend ist, dass die Reise im Interesse des Arbeitgebers erfolgt und einem dienstlichen Zweck dient.
Eine Dienstreise kann zum Beispiel vorliegen, wenn Beschäftigte zu Kunden, Lieferanten, Messen, Baustellen, auswärtigen Besprechungen, Fortbildungen, Seminaren oder Schulungen reisen. Auch Fahrten zu anderen Unternehmensstandorten oder zu Kolleginnen und Kollegen an einem anderen Ort können als Dienstreise gelten. Bei Auszubildenden können zudem beruflich oder schulisch veranlasste Fahrten, etwa zu Veranstaltungen der Berufsschule oder Klassenfahrten mit Ausbildungsbezug, als Dienstreise einzuordnen sein. Das Arbeitszeitgesetz zählt zu den Arbeitnehmern ausdrücklich auch die zur Berufsbildung Beschäftigten.
Eine Dienstreise ist vom gewöhnlichen Arbeitsweg zu unterscheiden. Der tägliche Weg zwischen Wohnung und Arbeitsplatz ist grundsätzlich keine Dienstreise, sondern der normale Arbeitsweg. Eine Dienstreise beginnt dagegen, wenn die Reise über den üblichen Arbeitsort hinausgeht und dazu dient, eine konkrete berufliche Aufgabe an einem anderen Ort zu erledigen.
Steuerlich wird häufig von einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit gesprochen. Eine solche liegt vor, wenn Arbeitnehmer außerhalb ihrer Wohnung und ihrer ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig werden. Zu den Reisekosten zählen dabei insbesondere Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen und Reisenebenkosten.
Ob eine Dienstreise als Arbeitszeit gilt, hängt davon ab, welcher Arbeitszeitbegriff gemeint ist. In der Praxis muss zwischen der Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes, der vergütungspflichtigen Arbeitszeit und der betriebsverfassungsrechtlichen Arbeitszeit unterschieden werden.
Die eigentliche dienstliche Tätigkeit am Zielort ist regelmäßig Arbeitszeit. Wer also bei einem Kunden ein Beratungsgespräch führt, an einer Besprechung teilnimmt, eine Maschine wartet, eine Schulung besucht oder auf einer Messe den Arbeitgeber vertritt, erbringt während dieser Zeit Arbeitsleistung.
Nach dem Arbeitszeitgesetz ist Arbeitszeit grundsätzlich die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne Ruhepausen. Die werktägliche Arbeitszeit darf in der Regel acht Stunden nicht überschreiten; eine Verlängerung auf bis zu zehn Stunden ist nur unter bestimmten Ausgleichsvoraussetzungen möglich. Nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit ist grundsätzlich eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden einzuhalten.
Fällt die Reisezeit in die reguläre Arbeitszeit, wird sie in der Praxis regelmäßig als Arbeitszeit behandelt. Wer also statt im Betrieb zu arbeiten auf Weisung des Arbeitgebers zu einem Kundentermin fährt, reist nicht privat, sondern erfüllt eine arbeitsbezogene Pflicht.
Schwieriger ist die Frage, wie Reisezeiten zu bewerten sind, die außerhalb der üblichen Arbeitszeit liegen. Hier kommt es auf den Einzelfall an. Maßgeblich können der Arbeitsvertrag, ein Tarifvertrag, eine Betriebsvereinbarung, eine Reisekostenrichtlinie oder die konkrete Anordnung des Arbeitgebers sein.
Wird während der Reise gearbeitet, spricht vieles für Arbeitszeit. Das gilt etwa, wenn Beschäftigte während der Zugfahrt Unterlagen bearbeiten, dienstliche Telefonate führen oder Präsentationen vorbereiten. Auch das Fahren eines Autos kann Arbeitszeit sein, wenn der Arbeitgeber diese Art der Anreise vorgibt oder sie zur Erledigung der Aufgabe erforderlich ist.
Anders kann die Bewertung ausfallen, wenn Beschäftigte lediglich als Beifahrer, im Zug oder im Flugzeug reisen und währenddessen keine Arbeitsleistung erbringen müssen. Solche Zeiten können arbeitszeitschutzrechtlich anders behandelt werden als Zeiten aktiver Arbeit. Vergütungsrechtlich kann dennoch ein Anspruch bestehen, insbesondere wenn die Reise im ausschließlichen Interesse des Arbeitgebers erfolgt oder nach Vertrag, Tarifvertrag oder betrieblicher Regelung zu bezahlen ist. Das Bundesarbeitsgericht hat etwa für eine vorübergehende Auslandsentsendung entschieden, dass die erforderlichen Zeiten für Hin- und Rückreise wie Arbeit zu vergüten sind.
Dienstreisen verursachen regelmäßig Kosten. Dazu gehören vor allem Fahrtkosten, Hotelkosten, Verpflegungskosten und sonstige Nebenkosten. Grundsätzlich sollen Beschäftigte auf beruflich veranlassten Aufwendungen nicht sitzen bleiben. Der Aufwendungsersatzgedanke findet sich unter anderem in § 670 BGB: Erforderliche Aufwendungen, die zur Ausführung eines Auftrags gemacht werden, sind zu ersetzen.
In der Praxis regeln Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Reisekostenrichtlinie, welche Kosten in welcher Höhe erstattet werden. Typische Regelungsbereiche sind:
Erstattet werden können zum Beispiel Bahnfahrten, Flugtickets, Taxikosten, ÖPNV-Tickets oder Kilometerpauschalen bei Nutzung des privaten Pkw. Ob ein bestimmtes Verkehrsmittel genutzt werden darf, richtet sich meist nach den betrieblichen Vorgaben oder nach der vorherigen Genehmigung durch den Arbeitgeber.
Bei mehrtägigen Dienstreisen übernimmt der Arbeitgeber in der Regel notwendige Übernachtungskosten. Häufig gelten betriebliche Höchstbeträge, Hotelkategorien oder Buchungsvorgaben. Wichtig ist, dass die Unterkunft dienstlich erforderlich und angemessen ist.
Entstehen durch die Dienstreise zusätzliche Kosten für Verpflegung, können steuerlich bestimmte Pauschalen relevant sein. Für Inlandsreisen gelten andere Pauschalen als für Auslandsreisen; bei Auslandsdienstreisen veröffentlicht das Bundesfinanzministerium regelmäßig länderspezifische Pauschbeträge.
Zu den Reisenebenkosten können zum Beispiel Parkgebühren, Gepäckkosten, Mautgebühren, dienstlich notwendige Telefonkosten oder Gebühren für Visa und ähnliche Nachweise gehören. Voraussetzung ist grundsätzlich, dass die Kosten beruflich veranlasst und nachweisbar sind.
Damit Reisekosten erstattet werden können, müssen Beschäftigte die Dienstreise in der Regel ordnungsgemäß abrechnen. Dazu gehören Angaben zu Reisezweck, Reiseziel, Reisedauer, Abfahrts- und Rückkehrzeit, Verkehrsmittel, Übernachtungen und entstandenen Kosten. Belege wie Fahrkarten, Hotelrechnungen, Parkquittungen oder Taxibelege sollten vollständig eingereicht werden.
Viele Unternehmen verlangen zudem eine vorherige Genehmigung der Dienstreise. Dadurch wird festgelegt, ob die Reise erforderlich ist, welches Verkehrsmittel genutzt werden soll und welche Kosten erstattungsfähig sind. Klare Vorgaben verhindern spätere Streitigkeiten über die Reisekostenabrechnung.
Ob der Arbeitgeber eine Dienstreise anordnen darf, richtet sich vor allem nach dem Arbeitsvertrag und dem Weisungsrecht. Nach § 106 GewO kann der Arbeitgeber Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen näher bestimmen, soweit diese Bedingungen nicht bereits durch Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung, Tarifvertrag oder Gesetz festgelegt sind.
Das bedeutet: Eine Dienstreise kann zulässig sein, wenn sie zur arbeitsvertraglich geschuldeten Tätigkeit passt. Bei Beschäftigten im Außendienst, Vertrieb, Projektgeschäft oder technischen Service wird eine Reisetätigkeit häufig eher erwartet als bei Tätigkeiten, die ausdrücklich an einen festen Arbeitsort gebunden sind.
Gleichzeitig hat das Weisungsrecht Grenzen. Der Arbeitgeber muss die Interessen der Beschäftigten berücksichtigen. Eine Dienstreise kann problematisch sein, wenn sie unverhältnismäßig ist, gegen gesetzliche Arbeitszeitgrenzen verstößt, gesundheitliche Einschränkungen nicht berücksichtigt oder mit bestehenden vertraglichen Regelungen unvereinbar ist.
Für den Betriebsrat ist das Thema Dienstreise in mehrfacher Hinsicht wichtig. Dienstreisen können die Arbeitszeit, den Gesundheitsschutz, die Belastung der Beschäftigten, die Kostenerstattung und die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben betreffen. Deshalb sollten Betriebe klare Regeln für Dienstreisen schaffen.
Der Betriebsrat hat nach § 87 BetrVG unter anderem bei Fragen der Lage der Arbeitszeit und bei vorübergehender Verlängerung oder Verkürzung der betriebsüblichen Arbeitszeit mitzubestimmen, soweit keine gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht. Ob und in welchem Umfang Dienstreisen ein Mitbestimmungsrecht auslösen, hängt davon ab, ob es um Arbeitszeit im betriebsverfassungsrechtlichen Sinn geht.
In der Praxis kann eine Betriebsvereinbarung zu Dienstreisen sinnvoll sein. Sie kann etwa regeln, wann Dienstreisen angeordnet werden dürfen, wie Reisezeiten angerechnet werden, welche Erholungszeiten einzuhalten sind, welche Verkehrsmittel genutzt werden, wie Kosten erstattet werden und welche Grundsätze für mehrtägige Reisen oder Wochenendreisen gelten.
Auch die Teilnahme an einer erforderlichen Betriebsratsschulung kann mit einer Dienstreise verbunden sein, wenn das Seminar außerhalb des Betriebs stattfindet. § 37 Abs. 6 BetrVG stellt klar, dass die Regelungen zur Arbeitsbefreiung für die Teilnahme an Schulungs- und Bildungsveranstaltungen entsprechend gelten, soweit diese Kenntnisse vermitteln, die für die Betriebsratsarbeit erforderlich sind. Die durch die Tätigkeit des Betriebsrats entstehenden Kosten trägt nach § 40 BetrVG der Arbeitgeber.
Dazu können je nach Einzelfall auch Reise-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten gehören, wenn sie erforderlich und angemessen sind. Für Betriebsratsmitglieder ist deshalb wichtig, dass der Betriebsrat einen ordnungsgemäßen Beschluss über die Schulungsteilnahme fasst und die Erforderlichkeit der Schulung nachvollziehbar begründet.
Während einer Dienstreise stehen Beschäftigte grundsätzlich unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung, wenn sie im Auftrag des Unternehmens unterwegs sind und die konkrete Tätigkeit oder der Weg dienstlich veranlasst ist. Nicht jede Handlung während einer Dienstreise ist jedoch automatisch versichert. Rein private Tätigkeiten wie private Unternehmungen, Einkaufen oder Freizeitaktivitäten können vom Versicherungsschutz ausgenommen sein.
Besonders wichtig ist daher die Abgrenzung zwischen dienstlichen und privaten Wegen. Der Weg zum Kundentermin, zum Seminarort oder zur Unterkunft kann versichert sein, während ein privater Umweg anders bewertet werden kann.
Dienstreisen gehören in vielen Betrieben zum Arbeitsalltag. Gleichzeitig führen sie immer wieder zu Fragen: Zählt die Fahrtzeit als Arbeitszeit? Muss Reisezeit außerhalb der normalen Arbeitszeit vergütet werden? Welche Reisekosten übernimmt der Arbeitgeber? Welche Rechte hat der Betriebsrat? Und was gilt bei Seminaren, Schulungen oder mehrtägigen Reisen?
Klare Regelungen im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung schaffen Transparenz. Sie helfen Beschäftigten, Arbeitgebern und Betriebsräten dabei, Dienstreisen rechtssicher, fair und planbar zu gestalten.
Eine Dienstreise liegt vor, wenn Beschäftigte aus beruflichen Gründen vorübergehend außerhalb ihres gewöhnlichen Arbeitsplatzes tätig werden. Die Tätigkeit am auswärtigen Ort ist regelmäßig Arbeitszeit. Bei der Reisezeit kommt es darauf an, ob während der Reise gearbeitet wird, ob die Reise in die reguläre Arbeitszeit fällt und welche Regelungen im Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung gelten. Reisekosten wie Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten werden üblicherweise vom Arbeitgeber erstattet, soweit sie dienstlich veranlasst und erforderlich sind.