Laut § 84 Abs. 2 SGB IX sind der Arbeitgeber und die betriebliche Interessenvertretung (ggf. mit einer zuständigen Schwerbehindertenvertretung) verpflichtet ein BEM durchzuführen, sobald ein Beschäftigter innerhalb eines Jahres (nicht Kalenderjahres) länger als 6 Wochen ununterbrochen oder wiederholt krankheitsbedingt fehlt.
Zeigt sich, dass der Mitarbeiter aufgrund seines Gesundheitszustands besondere Unterstützung benötigt und diese durch Maßnahmen am Arbeitsplatz oder durch den Arbeitgeber erfolgen können, muss der Arbeitgeber diese Hilfe organisieren. Weiterhin sollen präventive Maßnahmen ergriffen werden, die dabei helfen, einer erneuten Erkrankung, einer Chronifizierung oder gar einer Behinderung vorzubeugen. Der Arbeitgeber hat den Betriebsrat und ggf. die Schwerbehindertenvertretung bei der Klärung der Unterstützungsmöglichkeiten hinzuzuziehen.
Der Arbeitgeber kann gemeinsam mit dem Betriebsrat die Durchführung des Verfahrens in einer (freiwilligen) Betriebsvereinbarung (§ 88 BetrVG) festlegen. Regelungen zum Eingliederungsmanagement schwerbehinderter Arbeitnehmer können in der Inklusionsvereinbarung getroffen werden (§ 83 Abs. 2a Nr. 5 SGB IX).
Die praktische Umsetzung erfolgt leider häufig nicht reibungslos. In vielen Betrieben existieren auf allen Seiten Vorbehalte gegen dieses gesetzlich vorgeschriebene Instrument betrieblicher Gesundheitsvorsorge. Umso wichtiger ist es, sich konstant über die Entwicklung der Rechtsprechung auf dem Laufenden zu halten und die jeweilige betriebliche Praxis zu überprüfen und zu optimieren.
Wichtig für den Prozess ist die Mitwirkung des Mitarbeiters. Da im Gespräch mit dem BEM-Team auch über sehr persönliche Dinge gesprochen wird, ist es nötig, eine vertrauensvolle Gesprächsatmosphäre herzustellen. Dennoch kann es im Gespräch immer wieder zu Widerständen und belastenden Situationen kommen. Durch eine sensible und zielführende Gesprächsführung können schwierige Situationen entschärft werden und das Rückkehrgespräch kann als wichtige Informationsquelle fungieren, damit der Prozess für alle Seiten langfristig ein Erfolg wird.