Prioritäten setzen: Mehr Überblick im SBV-Alltag

Im Arbeitsalltag der Schwerbehindertenvertretung (SBV) kommen oft viele Themen gleichzeitig: individuelle Anliegen, Beteiligung an neuen IT-Systemen, Gespräche mit Arbeitgeber und Betriebsrat, dazu Sitzungen, Fristen und E-Mails. Schnell entsteht das Gefühl, alles sei gleichzeitig wichtig. Um hier den Überblick zu behalten, helfen klare Methoden zum Priorisieren. Sie bringen Struktur in den Aufgabenberg und machen sichtbar, was sofort erledigt werden muss, was geplant werden kann und was vielleicht gar nicht gemacht werden muss.

Was heißt „wichtig“ in der SBV-Arbeit?

Alle Methoden zum Priorisieren unterscheiden zwischen „wichtig“ und „nicht wichtig“. Damit diese Entscheidung nicht aus dem Bauch heraus passiert, hilft eine kurze Orientierung.

Stellen Sie sich drei einfache Fragen:

Hängt die Arbeitsfähigkeit davon ab?

Beispiel: Ein Kollege kann seinen Arbeitsplatz nicht nutzen, weil die Sprachausgabe nicht funktioniert.

Gibt es eine Frist oder drohen Nachteile, wenn wir warten?

Beispiel: Rückmeldung zum neuen Dienstplan muss bis Freitag erfolgen.

Betrifft es viele oder besonders schutzbedürftige Personen?

Beispiel: Neue Software betrifft alle Mitarbeitenden mit Assistenzbedarf.

Werden mindestens zwei dieser Fragen mit Ja beantwortet, gilt die Aufgabe als wichtig.
Mit dieser Grundlage lassen sich alle folgenden Tools leichter anwenden.

Die Eisenhower-Matrix: Klassiker für den schnellen Überblick

Die Eisenhower-Matrix ist ein einfaches Werkzeug, um Prioritäten zu setzen. Sie unterteilt Aufgaben in vier Felder:

1. Wichtig und dringend: Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen.

Beispiel: Eine gesetzliche Frist läuft heute ab oder ein Kollege kann ohne Unterstützung nicht arbeiten.

1. Wichtig, aber nicht dringend: Aufgaben mit großer Bedeutung, aber ohne Zeitdruck. Beispiel: Konzeptentwicklung für regelmäßige Barrierefreiheitsprüfungen im Unternehmen.
2. Dringend, aber nicht wichtig: Aufgaben, die schnell erledigt werden müssen, aber nicht unbedingt durch die SBV.

Beispiel: Passwort-Reset-Anfrage – am besten sofort an die IT weiterleiten.

1. Weder wichtig noch dringend: Aufgaben ohne großen Nutzen und ohne Frist. Beispiel: Einladung zu einem allgemeinen Info-Webinar ohne direkten SBV-Bezug – kann man später prüfen oder auch streichen.

ABC-Analyse: Für lange Aufgabenlisten

Mit der ABC-Methode lassen sich lange To-do-Listen schnell ordnen. Jede Aufgabe wird in eine von drei Kategorien eingeteilt, wobei regelmäßig überprüft werden sollte, ob sich Prioritäten geändert haben, denn aus einer C-Aufgabe kann schnell eine B- oder A-Aufgabe werden.

A = sehr wichtig: Arbeitsfähigkeit oder Gesundheit hängen direkt davon ab.
Beispiel: Unterstützung bei drohender Kündigung.
B = wichtig, aber mit Zeitpuffer: Kann geplant werden, ist aber nicht dringend.
Beispiel: Vorbereitung einer Infoveranstaltung in vier Wochen.
C = kann warten: Aufgaben, die nur erledigt werden, wenn Zeit übrig ist.
Beispiel: Fachartikel lesen.

MoSCoW-Prinzip: Gut für Projekte

Das MoSCoW-Prinzip hilft, wenn bei Projekten viele Anforderungen gleichzeitig auf den Tisch kommen, z. B. bei der Einführung einer neuen Software. Mit vier Kategorien behalten Sie den Überblick und stellen sicher, dass das Wichtigste zuerst umgesetzt wird.

Must/Muss: Ohne diese Aufgaben kann das Projekt nicht gelingen.
Beispiel: Neue Software muss mit Screenreadern nutzbar sein.

Should/Sollte: Wichtige Punkte, die möglichst umgesetzt werden sollten.
Beispiel: Schulungsvideos mit Untertiteln.
Could/Könnte: Zusatzfunktionen, die „nice to have“ sind, aber nicht entscheidend.
Beispiel: Extra-Erklärvideos für neue Funktionen.
Won’t/Lassen: Punkte, die aktuell nicht umgesetzt werden.
Beispiel: Individuelle Hintergrundbilder für die Software-Oberfläche.

Fazit

Priorisieren heißt nicht, mehr zu leisten, sondern das Richtige zuerst zu tun. Mit diesen einfachen Werkzeugen behalten Sie den Überblick und das schafft Raum für das, was wirklich zählt: Arbeitsfähigkeit sichern, Gesundheit schützen, Teilhabe ermöglichen – und Schritt für Schritt langfristige Verbesserungen sowie strategische Arbeit voranzubringen.