Digitalisierung im Assistenz-Büro

 

730x300 - Hände am Computer und Coronaviren

Von: Frank Lambertz, IT- und BWL-Trainer

Die Arbeitswelt verändert sich mit riesigen Schritten. Der Stand der Technik ist bereits heute „veraltet“. In diesen Zeiten des tiefgreifenden technischen Wandels erfolgt eine nachhaltige Veränderung auch und gerade in den Abläufen der täglichen Büroarbeit. Die Arbeitsprozesse unterliegen einer fortschreitenden Weiterentwicklung und ständig neuen Herausforderungen. Begriffe wie MS 365, Kollaboration, Workflow etc. verunsichern die Belegschaft.

Was bedeutet der Fortschritt der Digitalisierung für die persönliche, bzw. die Team-Arbeit im Büro?

Viele Unternehmen haben bereits weitreichende Digitalisierungen vorgenommen: Dokumentenscanner digitalisieren und archivieren den Posteingang. Hiermit lassen sich die gewünschten Unterlagen nicht nur schneller wieder auffinden, sondern sind auch besser aufbereitet zur Team-Arbeit.

Das Büro der Zukunft kennt kein Papier

Nicht zu vergessen das Einsparpotenzial bei Materialkosten für Drucker und das Vorhalten von großen Lagerräumen.

Das zeit- und standortunabhängige Arbeiten korrespondiert mit dem Wunsch der Belegschaft, die anfallende Arbeit von unterwegs durchführen zu können.

Seit 1983 hält nun bereits der Siegeszug der Microsoft Office-Produkte auf Apple- und Windows-Systemen an. Bereits im Jahr 2001 war die Produktaktivierung der Office-Programme erstmals auch per Internet und/oder Telefon möglich. Microsoft Office 2010 stand schon damals ganz im Zeichen der Anbindung an die Cloud und hat somit bereits vor ca. 15 Jahren die Möglichkeit der webbasierten Bearbeitung von Dokumenten ermöglicht.

Neben denen zuvor lediglich auf dem persönlichen Rechner bzw. dem lokalen Server des Unternehmens installierten Versionen (on premise), entwickelte Microsoft bereits im Jahr 2011 mit Office 365 eine Kombination aus einem Online-Dienst, Office-Webanwendung und einem Office-Software-Abo.

Im Jahr 2020 wurde dann aus „Microsoft Office 365“ der heutige Produktname „Microsoft 365“ (MS 365). Ein scheinbar kleiner Schritt der Namensänderung ist zugleich aber auch ein großer Schritt für die Anwender: Microsoft macht deutlich, dass es im Segment der Büro-Software zukünftig keine wirklichen Alternativen zur Cloudanbindung geben wird!

Das Büro wird mobil

Die Vorteile liegen auf der Hand: Der Zugriff auf die Office-Anwendungen ist auch außerhalb des Büros von unterwegs möglich. Alle Dateien, E-Mails, Termine und Kontakte sind jederzeit und überall verfügbar (auch abends in der Freizeit) und stehen selbstverständlich allen Gruppenmitgliedern gemeinsam zur Verfügung.

Auch die Arbeitsgerichtbarkeit hat im Jahre 2021 reagiert. Durch Abänderung des § 30 Abs. 2 BetrVG besteht nun die Möglichkeit auch die Sitzungen des Betriebsrats online durchzuführen. Mit „Teams“ lassen sich Online-Videokonferenzen abhalten und auch das komplette Office-Produkt verwalten.

Nicht nur, dass Word, Excel, PowerPoint & Co. die meistgenutzte Office-Software in Unternehmen mit weit über 85 % Nutzeranteil im Jahre 2022 ist, in Zeiten der Coronakrise und den stark wachsenden Homeoffice-Einsätzen der Belegschaft entwickelt sich die App „Teams“ zum Herzen von MS 365. Vielen ist die Funktion der Videokonferenzen bekannt, aber auch das Verwalten von Zeitplänen/Schichtplänen ist mit Teams möglich.

Vernetzung der Benutzer

Wer das Mailprogramm Outlook kennt, wird auch mit der webbasierten Anwendung und ihren erweiterten Möglichkeiten vertraut sein wollen: mit der App „Planner“ lassen sich einfach persönliche oder Gruppenaufgaben einrichten. Selbstverständlich ist auch die Terminverwaltung für sich selbst oder die Gruppe möglich.

Die App „Booking“ bietet auch externen Personen die Möglichkeit, Termine in einen freigegebenen Onlineterminkalender einzupflegen.

Die App „Delve“ ist eine leistungsstarke Dokumentenverwaltungssoftware mit einem integrierten Suchassistenten, die als Kollaborationstool für Projekt- und Teamzusammenarbeit konzipiert wurde.

Mit der App „Forms“ lassen sich kinderleicht Umfragen erstellen, „OneNote“ als digitales Notizbuch, „Whiteboard“ als digitales Whiteboard, „Yammer“ als digitales schwarzes Brett.

Bereits 2014 hat der Gesetzgeber durch Änderung des § 126b BGB das Zeitalter der Digitalisierung eröffnet: Wenn in der Bürokorrespondenz nicht ausdrücklich die Schriftform vorgesehen ist, so lassen sich Schriftstücke in der Textform (SMS, E-Mail etc.) übermitteln. Dies hat natürlich weitreichende Konsequenzen auf den Betriebsratsalltag.

Fazit

Das Verändern der täglichen Routinen im Büro, weg von der Einzelplatzarbeit, hin zur vernetzten Gruppenarbeit erfordert Mut, Konsequenz, Verständnis und die Hilfe der IT-Sicherheit. Es erleichtert die Aufgaben im Betriebsratsbüro jedoch ungemein!