Bei der Beschlussfassung im Betriebsrat ist das Protokoll ein wichtiges Instrument. Im Falle eines arbeitsrechtlichen Verfahrens müssen die Inhalte des Protokolls vollständig und die Protokollführung rechtssicher durchgeführt worden sein. Wir erklären Ihnen alles Wichtige, was Sie zur Protokollführung im Betriebsrat wissen müssen.
Sie haben sich als Schriftführer gemeldet und wollen sich über die richtige Protokollführung informieren? Dann sind Sie bei uns genau richtig. Im passenden Seminaren zum Thema Protokoll- und Schriftführung des Betriebsrats erfahren Sie alles Wichtige rund um die Schriftführung bei der Betriebsratssitzung. In den Poko-Seminaren für den Betriebsrat vermitteln Ihnen unsere Expert*innen alle Kenntnisse und Fähigkeiten, die Sie für die Arbeit als Betriebsratsmitglied brauchen.
Grundsätzlich soll bei jeder Sitzung des Betriebsrats ein schriftliches Protokoll geführt werden. Zwar hat das Fehlen eines Protokolls im Regelfall keinen Einfluss auf die Wirksamkeit der Beschlussfassung. Ein schriftliches Protokoll ist allerdings das stärkste Mittel des Betriebsrats, um das rechtmäßige Zustandekommen zu beweisen.
Eine genaue Regelung darüber, wen der Betriebsrat mit der Protokollierung einer Betriebsratssitzung beauftragen darf, gibt es nicht. Dennoch wird in der Regel ein*e Schriftführer*in aus den eigenen Reihen des Betriebsrats beauftragt. Am besten ernennen Sie einen Betriebsratskollegen oder eine Betriebsratskollegin zur Schriftführung, der bzw. die für die gesamte Protokollführung verantwortlich ist. Das geht nur durch einen ordentlichen Beschluss, nicht per Bestimmung durch den oder die Vorsitzenden.
Der oder die Schriftführer*in muss jedoch nicht zwingend aus den eigenen Reihen des Betriebsrats kommen. Der Betriebsrat hat bei Erforderlichkeit auch einen Anspruch auf die Überlassung von Büropersonal (§ 40 Abs. 2 BetrVG). Dieses untersteht bei der Schriftführung den gleichen Verschwiegenheitspflichten wie die Betriebsratsmitglieder. Häufig wird zusätzlich noch eine zweite Person als stellvertretende*r Schriftführer*in beauftragt.
Dennoch gilt bei der Übertragung der Schriftführung zu beachten, dass allein die oder der Vorsitzende verantwortlich für das ordnungsgemäße Verfassen des Protokolls ist.
Die ordnungsgemäße Protokollführung sieht bei der Niederschrift einer Betriebsratssitzung mindestens das Datum, den Wortlaut der Beschlüsse und die Stimmenmehrheit, mit der diese gefasst werden, vor. Dabei ist auch die jeweilige Anzahl der Ja- und Nein-Stimmen anzugeben. Handelt es sich um eine namentliche Abstimmung, muss darüber hinaus angegeben werden, wie jedes Betriebsratsmitglied abgestimmt hat. Zusätzlich gehört in ein ordentlich geführtes Protokoll:
Zusätzlich verlangt das Gesetz eine Anwesenheitsliste, die dem Protokoll beizufügen ist und in die sich alle Teilnehmer*innen eigenhändig einzutragen haben. Neben den teilnehmenden Betriebsrats- und Ersatzmitgliedern haben sich hier auch alle anderen Teilnehmer*innen, wie die Jugend- und Auszubildendenvertretung, die Schwerbehindertenvertretung oder der*die Arbeitgeber*in, einzutragen. Außerdem ist zur besseren Identifizierung die Angabe eines Datums notwendig. Die Eintragung von Beginn und Ende der Sitzung ist zwar zweckmäßig, aber nicht unbedingt erforderlich.
Da das Protokoll häufig als Beweis bei arbeitsgerichtlichen Verfahren verwendet wird, empfehlen wir Ihnen jegliche Sitzungsniederschrift möglichst ausführlich zu fassen, um Argumente und Erwägungen auch später vor dem Arbeitsgericht noch nachvollziehen zu können.
Einwände der Mitglieder gegen die Sitzungsniederschrift müssen unverzüglich und schriftlich erfolgen. Sie sind der Niederschrift beizufügen. Das gilt auch für Einwände von Außenstehenden (Vertreter*innen des Arbeitgebers bzw. der Arbeitgeberin oder einer Gewerkschaft), die Auszüge des Protokolls nach ihrer Sitzungsteilnahme erhalten haben.
Über die gesetzlichen Mindestanforderungen hinaus gibt es einige Punkte, welche sinnvollerweise in das Protokoll aufgenommen werden sollten. Ein beispielhafter Aufbau für ein Protokoll bei der Betriebsratssitzung sieht vor:
Zunächst haben alle amtierenden Betriebsratsmitglieder ein Recht darauf, das Protokoll einer Betriebsratssitzung einzusehen (§ 34 Abs. 3 BetrVG). Dies soll sicherstellen, dass sich alle Betriebsratsmitglieder, unabhängig von deren Funktion, über die Vorgänge im Betriebsrat informieren können. Das Einsichtsrecht besteht „jederzeit“. Es bedarf also keiner Begründung oder des Vorliegens eines besonderen Interesses. Eine Aushändigung von Abschriften der Sitzungsniederschrift an die Betriebsratsmitglieder oder die übrigen Sitzungsteilnehmer ist dabei jedoch nicht vorgeschrieben. Es ist aber üblich, den Teilnehmer*innen das Protokoll in digitaler Form zur Verfügung zu stellen.
Unter gewissen Umständen haben auch die Ersatzmitglieder das Einsichtsrecht auf die Sitzungsniederschrift. Dies gilt, wenn sie entweder bereits endgültig in den Betriebsrat nachgerückt sind (und somit kein Ersatzmitglied mehr sind) oder wenn sie das Protokoll für die zu erwartende Betriebsratsarbeit benötigen.
Haben der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin oder der*die Beauftragte der Gewerkschaft an der Sitzung teilgenommen, ist auch Ihnen ein Auszug aus dem Protokoll auszuhändigen. Hierbei betrifft dies jedoch nur die Tagesordnungspunkte, welche auch die jeweiligen Parteien betreffen. Ein Einsichtsrecht auf alle Aspekte des Protokolls besteht nicht. Wer von diesen Teilnehmer*innen Einwände gegen das Protokoll hat, kann diese unverzüglich schriftlich erheben. Die Einwände werden dann dem Protokoll beigefügt.
Die Betriebsratssitzungen sind ein wesentlicher Bestandteil der Betriebsratsarbeit und sollten deshalb immer vollumfänglich rechtssicher abgehalten werden. Damit im Falle einer arbeitsgerichtlichen Klage alle Beschlüsse des Betriebsrats nachvollziehbar sind, ist die ordnungsgemäße Protokollführung das A und O. Hierfür sollten Sie als Betriebsratsmitglied über die Ansprüche der Schriftführung informiert sein. Im Seminar Protokoll- und Schriftführung des Betriebsrats I – mit Laptop vermitteln Ihnen unsere Expert*innen die wichtigsten Grundsätze eines rechtssicheren Protokolls und koppeln dieses Wissen direkt an praktische Übungen am PC. Darüber hinaus haben Sie auch die Möglichkeit, sich dank unserem Seminar Protokoll- und Schriftführung des Betriebsrats – Kompakt Ihr Wissenspaket in komprimierter Form mitzunehmen.
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