Betriebsversammlung mal anders – von der „Langweilveranstaltung“ zum „Info Event“

von: Dr. G. Linn, Trainer und Coach

Es ist Freitagnachmittag, 16:30 Uhr. Die Betriebsversammlung der Neo GmbH ist gerade zu Ende gegangen. Ca. 60 Mitarbeiter*innen verlassen frustriert den Versammlungssaal. Nicht einmal 50 % der Belegschaft sind erschienen. Eigentlich ist es wie immer. Nach den beiden Corona-Jahren und der Erkenntnis, dass virtuelle Betriebsversammlungen kein echter Ersatz für Liveveranstaltungen sind, hatte der Betriebsrat der Firma mit deutlich mehr Interesse gerechnet. Auf die Frage einiger BR-Mitglieder an die Belegschaft, „wie es denn mit der Betriebsversammlung so gewesen ist“ kommt die nüchterne Antwort: „Wie immer, gähnend langweilig“. Die Gründe liegen auf der Hand und sind hinreichend bekannt.

Allein die Tagesordnung erklärt manches:

1. Begrüßung durch den Vorsitzenden.
2. Rechenschaftsbericht des Betriebsrates. Wie immer trägt der Vorsitzende mit leiser Stimme den kompletten Bericht über ca. 40 Minuten allein vor. Viele Zahlen, viel Text. Details über Details, die kaum jemanden interessieren.
3. Bericht der Geschäftsleitung (GL). Eine 50-minütige PowerPoint-Präsentation mit Folien, die keiner versteht und kaum einer lesen kann.
4. Bericht der Gewerkschaft. Wie so oft, ein sozialpolitischer „Rundumschlag“ mit wenig Bezug zum Betrieb – keinen interessiert‘s!
5. Fragen. Der kürzeste Tagesordnungspunkt, weil es keine gibt.
6. Verabschiedung durch den Betriebsrat. Da sind die meisten schon auf dem Weg nach draußen. So geht das seit Jahren. Und nun?

Bettina, Paul und Eric - alle BR-Mitglieder - bilden einen Ausschuss für Öffentlichkeitsarbeit und nehmen sich mit Priorität das Thema Betriebsversammlung vor. Nach längerer Diskussion im Betriebsrat werden folgende Punkte beschlossen:

1. Ab sofort ist der BR-Vorsitzende nicht mehr „Alleinunterhalter“ auf der Betriebsversammlung. Der Rechenschaftsbericht wird thematisch aufgeteilt. Jeder Vortragende ist nach Absprache mit dem BR-Gremium für seinen/ihren Part und sein/ihr rhetorisches Know-how verantwortlich und besucht entsprechende Seminare.

2. Es gibt eine neue, detaillierte Veranstaltungsplanung, in der u. a. folgende Punkte berücksichtigt werden:

Ca. 5 Wochen vor der Versammlung genauen Zeitpunkt festlegen, Ort, Raum, Technik, Sitzordnung.
Rollenverteilung im Gremium.

• Wer macht was bis wann?
• Wer übernimmt welche Themen?
• Welche Formate sollen während der Veranstaltung eingesetzt werden?
• Soll es eine aktuelle Umfrage geben?

Und, wichtig: Info an die Belegschaft: „Safe the Date“.

Ca. 3 Wochen vorher Einladungen versenden, Fragen der Belegschaft einholen bzw. zusammenstellen, Einladung mit Tagesordnung an GL.
Check: Stand der Vorbereitungen.

Ca. 8 Tage vorher Redebeiträge, Gestaltungsideen, Visualisierungen fertigstellen, Materialien/Technik vorbereiten, Generalprobe im BR-Gremium durchführen.

Am Tag der Veranstaltung:  Generalcheck 2 Stunden vor Beginn.

3. Die Betriebsversammlung bekommt ein neues „Erscheinungsbild“.
Das setzt die Neugestaltung der Einladungen genauso voraus, wie z. B. die Begrüßung der Belegschaft im Eingangsbereich an Stehtischen, die Umgestaltung der Sitzreihen in Sitzgruppen mit kleinen Tischen (mit Getränk - von der GL bezahlt), oder die Planung von Infoständen zu Brennpunktthemen mit fachlicher Betreuung durch BR-Mitglieder.

4. Es werden neben der Neugestaltung des BR-Rechenschaftsberichts neue „Veranstaltungsformate“ ausgewählt und vorbereitet:

• Nach Rücksprache mit der GL wird es anstelle eines langen Berichts ein Liveinterview mit dem Geschäftsführer auf der Betriebsversammlung geben. Die Fragen stellen zwei BR-Mitglieder. Z. B.: „Wie sieht‘s mit der allgemeinen Geschäftslage aus?“ oder „Was plant die GL im Hinblick auf einen neuen Produktionsstandort?“ usw., usw.
• Eric vom Ausschuss Öffentlichkeitsarbeit (ÖA)bereitet einen „Vodcast“ (Kurzvideo) vor, indem er die neue Betriebsvereinbarung „Homeoffice“ erklärt. Das Know-how dazu hat er ebenfalls auf einem Seminar erworben. Der Vodcast soll auf der Betriebsversammlung als Teil des Rechenschaftsberichts präsentiert werden.
• Es ist eine Liveumfrage während der Betriebsversammlung zur „BV Homeoffice“ geplant. Dazu wird „Mentimeter“ eingesetzt, ein Tool, mit dessen Hilfe kostenlose Livebefragungen sehr einfach möglich sind. https://www.mentimeter.com/de-DE
• Bislang gab es im Rahmen der Betriebsversammlungen kaum oder keine Fragen aus der Belegschaft. Der Ausschuss ÖA will dies ändern, indem er rechtzeitig Fragen der Kolleg*innen einholt und indem er während der Versammlung über einen QR-Code Spontanfragen ermöglicht. Dazu wird über einen QR-Code-Generator (frei verfügbar im Internet) ein Code in Verbindung mit einer Handynummer (Z. B. Handynummer eines BR-Mitglieds) generiert. An den Stellen in der Betriebsversammlung, an denen Fragen gewünscht oder auch unerwünscht sind, kann jeder Teilnehmer mit Hilfe des QR-Codes seine Frage an das Handy des BR-Mitgliedes als SMS live stellen. Von hier aus werden die Fragen dann unmittelbar an die Akteure auf dem Podium weitergeleitet.

Spontaner geht’s nicht! Hört sich kompliziert an, ist es aber nicht! Einfach mal ausprobieren.

• Schließlich wird eine Fotocollage aus der „Fahrrad AG“ vorbereitet und am Ende der Betriebsversammlung über Beamer präsentiert, oder alternativ die besten Bilder aus einem Fotowettbewerb prämiert, oder alternativ eine Bildgalerie mit Motiven aus dem beruflichen Alltag einer Kollegin/eines Kollegen präsentiert, oder Infovideos zum Thema Arbeitssicherheit gezeigt, oder, oder, oder……

Bleibt an dieser Stelle festzustellen: Es fehlt nicht an kreativen Ideen, es fehlt oft am Mut Ideen auch umzusetzen. Viele Erfahrungen zeigen, dass es in aller Regel nur besser werden kann. Unser Rat: Machen, nicht zaudern!

Letzter Hinweis: Datenschutz! Alle angesprochenen Formate erfordern eine Datenschutzüberprüfung. Sind die handelnden oder abgebildeten Personen mit der betriebsinternen Veröffentlichung ihrer Bilder, Videos, Texte, Präsentationen, usw. auch einverstanden? Im Zweifel reicht ein Blick ins Gesetz, u. a. in das Kunsturhebergesetz.

 Kunsturhebergesetz bei Bildrechten - Urheberrecht 2023

§ 22 KunstUrhG - Einzelnorm (gesetze-im-internet.de)