Fahren Mitarbeitende zu Kunden, Partnerfirmen oder anderen Standorten, fragen sie sich häufig, ob die Dienstreise als Arbeitszeit gilt. Ob die Anreise, Abreise, Übernachtung und andere Ausgaben bezahlt werden, ist nicht immer eindeutig. In diesem Beitrag erläutern wir die gesetzlichen Grundlagen, die Vergütung und Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats bei Dienstreisen.
Wann immer es um die Vergütung von Arbeitszeiten geht, kommt dem Betriebsrat eine tragende Rolle zu. Er prüft, ob die gesetzlichen Regelungen und Tarifverträge eingehalten werden und berät die Beschäftigten zu ihren Rechten. Die Betriebsrat-Seminare des Poko-Instituts vermitteln Ihnen auch in informativen Betriebsrat-Webinaren oder auch mittels Inhouse-Schulungen praxisnahes Wissen, sodass sie sicherstellen können, dass Arbeitszeitmodelle fair gestaltet und korrekt umgesetzt werden.
Seminar: Dienstreisen: Arbeitszeit, Reisekosten und SpesenZunächst ist es wichtig, zwischen verschiedenen Formen von dienstlichen Reisen zu unterscheiden. Eine Dienstreise umfasst die Fahrt zu einem anderen Arbeitsort, die außerhalb des Betriebs stattfindet, häufig mit Übernachtung. Eine Geschäftsreise ist das Synonym von Dienstreisen, wird aber häufiger privatwirtschaftlich verwendet. Oft werden bei diesem Begriff auch Kundentermine oder externe Veranstaltungen eingeschlossen.
Ein Dienstgang bezeichnet Wege zu dienstlichen Zwecken innerhalb des Dienstortes, zum Beispiel zu anderen Abteilungen oder Standorten desselben Dienstortes. Dazu zählen beispielsweise Besorgungen oder Termine in anderen Abteilungen. Die Unterscheidung ist entscheidend, da sie Auswirkungen auf Arbeitszeit, Vergütung und Mitbestimmung hat, wie sie im Folgenden sehen werden.
Seminar: Mitarbeitereinsatz im AuslandEine spezielle gesetzliche Regelung zur Einordnung von Arbeits- und Reisezeiten bei Dienstreisen oder Dienstgängen gibt es nicht. Orientierung bieten jedoch die umfangreiche Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts sowie – für den öffentlichen Dienst – die Regelungen des Bundesreisekostengesetz (BRKG). Nach § 2 BRKG wird die Dauer der Dienstreise von der Abreise bis zur Ankunft an der Wohnung des Arbeitnehmers oder der Dienststätte bestimmt.
Für die Einordnung der Arbeits- und Reisezeiten bildet das Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) die Basis. Es regelt wie lange Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen arbeiten dürfen und welche Ausnahmen es gibt, wenn Beschäftigte die Höchstarbeitszeiten überschreiten.
Ob Reisezeiten zu vergüten sind, richtet sich nach Arbeits- oder Tarifvertrag oder nach einer Vergütungserwartung gemäß § 612 BGB. Das bloße Interesse des Arbeitgebers ist dafür nicht ausschlaggebend. Nach dem BAG-Urteil von 2018 (5 AZR 553/17) können Reisezeiten vergütungspflichtige Arbeit darstellen, wenn sie zur Erfüllung der arbeitsvertraglichen Aufgaben notwendig sind und im Interesse des Arbeitgebers erfolgen. Das bedeutet jedoch nicht, dass Reisezeiten automatisch Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes oder der Mitbestimmung darstellen.
Sofern nichts anderes geregelt ist, kann Reisezeit vergütungspflichtig sein, wenn sie nach den Umständen eine zu erwartende Gegenleistung darstellt (§ 612 BGB). Eine automatische Vergütungspflicht besteht jedoch nicht. Dabei wird jedoch zwischen aktivem Arbeiten und passivem Reisen unterschieden. Arbeitet der Beschäftigte aktiv, also beantwortet Mails und erledigt Aufgaben oder fährt das Fahrzeug selbst, ist diese Zeit regelmäßig normal zu vergüten.
Welche Reisezeit als erforderlich gilt, hängt davon ab, ob der Arbeitgeber Reisemittel/Reiseroute vorgibt oder der Arbeitnehmer diese im Rahmen der Rücksichtnahmepflicht auswählt. Zusatzleistungen wie Business-Class oder Umwege, die auf Wunsch des Arbeitnehmers erfolgen, sind nicht zwingend zu vergüten. Gleiches gilt für Außendienstmitarbeiter, deren Fahrt zum ersten Kunden und vom letzten Kunden nach Hause grundsätzlich vergütungsrechtlich als Arbeitszeit gilt, so ein Urteil des BAG von 2018 5 (AZR 424/17).
Nicht als Arbeitszeit gewertet wird es, wenn Arbeitnehmende sich während der Fahrtzeit erholen können. Bezeichnet wird dies als passives Reisen. Dazu zählt es, wenn Beifahrer*innen lesen oder persönlichen Beschäftigungen nachgehen können.
Symposium ArbeitszeitReisezeit im Interesse des Arbeitgebers kann vergütungspflichtige Arbeit sein, ist aber nicht automatisch Arbeitszeit im Sinne des ArbZG oder der Mitbestimmung. Nach § 3 ArbZG darf die tägliche Arbeitszeit grundsätzlich acht Stunden nicht überschreiten und kann auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb des Ausgleichszeitraums ein entsprechender Ausgleich erfolgt. Ob Überstunden vergütet werden, richtet sich unabhängig davon nach dem Arbeits- oder Tarifvertrag oder – bei fehlenden Regelungen – nach einer Vergütungserwartung gemäß § 612 BGB.
Zeiten im Hotel (Ruhezeiten) sind keine Arbeitszeit. Reisezeiten können je nach Tätigkeit oder Weisung Arbeitszeit sein, sind jedoch nicht automatisch als solche einzuordnen. Fallen Reisezeiten auf Wochenenden oder Feiertage und wird keine Arbeitsleistung erbracht, gelten sie in der Regel nicht als Arbeitszeit. Sie schränken jedoch durch die Reiseverpflichtung die Freizeit ein, ohne dass dadurch automatisch ein Vergütungs- oder Mitbestimmungsrecht entsteht. Kundenessen oder Meetings nach regulärem Feierabend können unter Umständen als Arbeitszeit gelten, wenn sie dienstlich erforderlich sind oder vom Arbeitgeber verlangt werden.
Findet eine Fortbildung auf Anordnung des Arbeitgebers statt und gehört sie zu den arbeitsvertraglichen Aufgaben, zählt die Teilnahme einschließlich notwendiger Reisezeiten als Arbeitszeit. Freiwillige Fortbildungen sind dagegen keine Arbeitszeit. Die Übernachtung selbst wird nicht als Arbeitszeit gezählt, da der Arbeitnehmer während dieser Zeit keine aktive Leistung erbringt.
Darüber hinaus sieht das Arbeitszeitgesetz Pause und Ruhezeit vor, die aber nicht als Arbeitszeit gelten. Bei einer täglichen Arbeitszeit von sechs bis neun Stunden beträgt die Mindestpause 30 Minuten, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten. Auf Dienstreisen können diese Pausen flexibel gestaltet werden, beispielsweise in Form von Unterbrechungen während der Fahrt.
Seminar: Aktuelle Rechtsprechung am BundesarbeitsgerichtAus dem Betriebsverfassungsgesetz, kurz BetrVG ergibt sich das sogenannte Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats. Paragraf 87 Abs. 1 BetrVG sieht vor, dass der Betriebsrat bei Fragen zur Arbeitszeitgestaltung und zur Überwachung der Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeitgrenzen zu beteiligen ist.
Auch bei Dienstreisen hat der Betriebsrat nach dem gleichen Gesetz ein Recht auf Mitbestimmung in Bezug auf Dauer und Arbeitszeitgestaltung. Über die Auswahl der Verkehrsmittel entscheidet der Arbeitgeber. Mitbestimmungsrechte bestehen nur, wenn Regelungen zum Ordnungsverhalten oder zur privaten Dienstwagennutzung betroffen sind.. Betriebsräte können so Einfluss auf die Ausgestaltung von Dienstreisen nehmen, um Gesundheitsschutz und Arbeitsrechte der Belegschaft zu gewährleisten.
Dienstreisen stellen besondere Anforderungen an die Arbeitszeitgestaltung und erfordern, dass gesundheitliche und arbeitsrechtliche Vorgaben eingehalten werden. Die Betriebsrat-Seminare des Poko-Instituts vermitteln Betriebsräten verständlich das Wissen über die rechtlichen Rahmenbedingungen von Dienstreisen, die Arbeitszeiterfassung unterwegs und die Durchsetzung ihrer Mitbestimmungsrechte.
Sie können zwischen Präsenzseminaren an deutschlandweiten Seminar-Standorten, interaktiven Betriebsrat-Webinaren oder einer unserer maßgeschneiderten Inhouse-Schulungen wählen. Die erfahrenen Referent*innen des Poko-Instituts geben wertvolle Tipps, wie Dienstreisen im Unternehmen effizient geplant, vergütet und für alle Beteiligten transparent gestaltet werden.