Die gelungene Betriebsversammlung in 7 Schritten

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Das BetrVG fordert Sie als Betriebsrat auf, einmal pro Quartal eine ordentliche Betriebsversammlung einzuberufen (§ 43 Abs. 1). So soll die Belegschaft regelmäßig über Ihre Tätigkeiten informiert werden. Und darin liegt Ihre große Chance: Hier haben Sie die Gelegenheit, eindrucksvoll zu präsentieren, wo und wie sich Ihr Gremium für die Kollegen einsetzt, an welchen Aufgaben Sie arbeiten und was Sie bislang erreicht haben. Überzeugen Sie die Belegschaft in einer interessanten Versammlung davon, mit Ihnen die richtige Wahl für eine Interessenvertretung getroffen zu haben.

1. Häufigkeit und Termin

Das Betriebsverfassungsgesetz sieht vierteljährliche Betriebsversammlungen vor (§ 43 Abs. 1). Bei organisatorisch oder räumlich abgegrenzten Betriebsteilen können pro Jahr zwei davon als Abteilungsversammlungen, die möglichst gleichzeitig stattfinden, durchgeführt werden (§ 42 Abs. 2). Der vom Betriebsrat festzulegende Termin muss der Geschäftsleitung bekanntgegeben und nötigenfalls mit ihr abgestimmt werden. Sie muss (unter Mitteilung der Tagesordnung) eingeladen werden und ist berechtigt, auf der Versammlung zu sprechen (§ 43 Abs. 2).

2. Maximale Dauer

Zu lange Betriebsversammlungen ermüden die Teilnehmer, und so mancher geht gleich gar nicht hin, weil er sich diesen »Redemarathon« nicht antun will. Wenn Versammlungen länger als 3 Stunden dauern (inklusive Pause!), überfordern sie die Konzentrations- und Aufnahmefähigkeit der Teilnehmer. Planen Sie von daher sorgsam den Ablauf Ihrer Betriebsversammlung.

3. Grobe Ablaufplanung

Fertigen Sie eine Tabelle an mit einer Themen/TOP-Spalte und einer Zeit-Spalte. Tragen Sie zuerst die »Muss-TOPs« (Tätigkeitsbericht des Betriebsrats, Bericht des Arbeitgebervertreters usw.) ein und die Zeit, die jeder von ihnen benötigt oder die Sie jedem von ihnen einräumen wollen.

Tipp:

Rechnen Sie für jeden Beitrag noch ein paar Minuten dazu (falls er länger als geplant dauert, für Übergangszeiten von einem Beitrag zum anderen und Reaktionen aus dem Publikum)! Kalkulieren Sie auch mindestens 15 – 20 Minuten für die Zeit ein, die beim Start und nach der Pause – falls eine eingeplant ist – verloren geht. Dann tragen Sie die »Soll-Tagesordnungspunkte« (spezielle Themen, Diskussionszeiten ...) ein. Da zeigt sich bald, was in dem vorgegebenen Zeitrahmen zu schaffen ist und was nicht.

4. Wirkungsvolle Einladung

Im Betriebsrat sollte nicht nur über die Wahl der Themen sondern ebenso über Fragen einer ansprechenden Einladung gesprochen werden: Welche Mittel und Methoden der Information und der »Mobilisierung« der Belegschaft wollen Sie einsetzen? Was kommt bei den Kollegen an? Sie sollten immer mehrgleisig fahren: über Medien (z. B. Handzettel, Intranet) und über den persönlichen Kontakt.
Die Information der Belegschaft erfolgt idealerweise in drei Schritten:

  1. Schriftliche Erstinformation (ca. 1 Monat vor Termin) mit Kurzinformationen über Termin, Zeit, Ort und Schwerpunktthema, Hinweis auf spätere Detailinformationen und Aufforderung der Kollegen zur Anmeldung von Wünschen und Fragen.
  2. Einige persönliche Kontakte, um Fragen, Sorgen, Wünsche und Anträge zu sammeln. Wenn nötig, garantieren Sie Anonymität! Desinteresse und Ablehnung gehen Sie so nicht aus dem Weg, sondern konfrontieren und setzen sich damit auseinander.
  3.   Schriftliche Hauptinformation (am besten ca. 1 Woche vor dem Termin). Inhalt ist nun neben den Basisdaten (Ort, Datum, Zeit) die Tagesordnung mit den Namen der Vortragenden, der Versammlungsleitung (falls nicht der BR-Vorsitzende selbst), der Vertreter der Geschäftsleitung und der auswärtigen Gäste (z. B. Gewerkschaftsvertreter).

5. Interessante Durchführung

Wer wenig Moderationserfahrung hat, muss moderieren, um Erfahrungen zu sammeln. Dasselbe gilt für Reden vor Publikum: Learning by doing. Lassen Sie deshalb nicht ausschließlich den BR-Vorsitzenden reden! Arbeitsteilung und die möglichst breite Beteiligung des Gremiums sorgen nicht nur für Abwechslung und Lebendigkeit, sondern demonstrieren Belegschaft und Geschäftsleitung auch, dass sie es tatsächlich mit einer aktiven Interessenvertretung der Mitarbeiter zu tun haben. Nicht nur in den Reden auf der Betriebsversammlung sondern bereits in der Einladung ist eine Sprache zu finden, die die Menschen unmittelbar anspricht, sie in ihrem Informationsbedürfnis und ihrer natürlichen Neugier ernst nimmt. Keine Leerformeln und Worthülsen! Woher soll die Lust kommen, eine Versammlung zu besuchen, von der zu befürchten ist, dass sie »blutleer« wird? Kurze, klar strukturierte Beiträge sind besser als lange, detailreiche Abhandlungen. Visualisieren Sie möglichst Informationen, Daten, Zusammenhänge, Entwicklungen, Ziele oder Forderungen (Stichpunkte, Zahlen, Graphiken, Schaubilder)! Sie sollten sich nicht scheuen, Vortrag und Diskussion mit einfachen Hilfsmitteln optisch zu unterstützen (Overheadprojektor/Beamer, Pinnwand, Flipchart, etc.). Lassen Sie, wenn möglich, Zwischenfragen zu oder fordern Sie die Kollegen dazu nach jedem Redebeitrag auf.

6. Lehrreiche Nachbereitung

Es schadet nichts, wenn der Vorsitzende am Ende in die Versammlung hinein fragt, wie sie bei den Kollegen angekommen ist, was ihnen gefallen hat, was nicht. Da wird es Anerkennung und Kritik geben. Dieses »Feedback« sollte Bestandteil der betriebsratsinternen »Manöverkritik« in der nachfolgenden BR-Sitzung sein. Solches Bilanzieren führt zu einem Erfolgs- und Maßnahmen-Katalog, was man beibehalten, weiterentwickeln kann und was korrigiert werden muss. Er wird Bestandteil der Vorbereitungsarbeit auf die nächste BV.

7. Abschließendes Protokoll

Kollegen, die an der Betriebsversammlung nicht teilnehmen konnten (und auch die, die teilgenommen haben), sollten über das, was gesprochen wurde, informiert werden. Kurze und bündige Texte zu den einzelnen TOPs auf einem BR-Info-Blatt, DIN A 4 beidseitig bedruckt, reichen aus.