Im Zusammenhang mit einer Betrieblichen Übung hört man häufig den Begriff „Gewohnheitsrecht“. Auch wenn das juristisch betrachtet nicht so ganz richtig ist, vermittelt es einen guten Eindruck davon, was gemeint ist. Rechtlich betrachtet stellt eine Betriebliche Übung einen Vertrauenstatbestand dar, der dadurch entsteht, dass der Arbeitgeber gegenüber den Arbeitnehmern mehrfach wiederholt (mind. dreimal) ein gleichförmiges Verhalten an den Tag legt, so dass diese darauf vertrauen dürfen, der Arbeitgeber werde sich auch in Zukunft so verhalten. Der absolute Klassiker ist die Gewährung von Weihnachts- oder Urlaubsgeld. Zahlt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern mindestens dreimal hintereinander den gleichen Betrag (oder den gleichen Anteil des Gehalts), dürfen die Arbeitnehmer damit rechnen, dass sie diesen Betrag auch in späteren Jahren erhalten werden. Sie erhalten einen Anspruch gegen den Arbeitgeber auf Zahlung in jedem Jahr. Da es sich um eine Betriebliche Übung handelt, gilt das auch für neue Arbeitnehmer des Betriebs, die das Weihnachtsgeld noch nie bekommen haben (bei diesen Arbeitnehmern kann der Arbeitgeber dies jedoch schon im Arbeitsvertrag ausschließen).
Die Arbeitnehmer dürfen jedoch dann nicht auf weitere Zahlungen vertrauen, wenn der Arbeitgeber zum Ausdruck gebracht hat, dass er jedes Jahr erneut darüber entscheiden möchte. Dies geschieht üblicherweise durch einen sogenannten Freiwilligkeitsvorbehalt, oft in Form eines Aushangs am schwarzen Brett, eine Rundmail an die Belegschaft etc. Dort heißt es dann z. B. „… dabei handelt es sich um eine freiwillige Leistung, die auch nach mehrmaliger wiederholter Gewährung keinen Rechtsanspruch für die Zukunft begründet“. Ein solcher Vorbehalt macht deutlich, dass sich die Arbeitnehmer nicht auf zukünftige Leistungen verlassen können. Sie erhalten also keinen Anspruch.
Ist eine Betriebliche Übung einmal entstanden, werden die daraus erwachsenden Ansprüche Bestandteil der Arbeitsverträge der Arbeitnehmer. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber diese Ansprüche nur durch eine einvernehmliche Änderung des Arbeitsvertrags oder durch eine Änderungskündigung (so diese nach § 2 KSchG zulässig ist) beseitigen kann.