Kein Gesetz verpflichtet den Arbeitgeber zur Durchführung von Krankenrückkehrgesprächen (Fehlzeitengespräche, Fürsorgegespräche, Mitarbeitergespräche oder ähnlich). In der Praxis sind diese jedoch weit verbreitet. Der Vorgesetzte führt mit einem Mitarbeiter, der zuvor arbeitsunfähig erkrankt war oder z.B. auffällige Verhaltensänderungen zeigt ein vertrauliches Gespräch. Diese Gespräche finden im Rahmen der Fürsorgepflicht des Vorgesetzten statt.
Gesprochen wird über die Rahmenbedingungen des Arbeitnehmers in seinem persönlichen Umfeld sowie bei der Arbeit (z.B. über Arbeitsplatzergonomie, Arbeitspensum, Arbeitszeiten, Ärger mit Kollegen oder Führungskraft, fehlende Unterstützung) die mit der Krankheit ursächlich im Zusammenhang stehen könnten sowie frühere Erkrankungen.
Ziel ist es gemeinsam mit dem Arbeitnehmer zu erörtern, wie die Arbeitsunfähigkeit möglichst überwunden werden und erneute Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt sowie ggf. der Arbeitsplatz erhalten werden kann. Wichtig für den Vorgesetzten ist zu erfahren, ob der Mitarbeiter nach seiner Rückkehr wieder zu 100 % an seinem Arbeitsplatz eingesetzt werden kann.
Wird der Arbeitnehmer zu einem Krankenrückkehrgespräch gebeten, muss er dem nachkommen. Existiert ein Betriebsrat, so kann der Arbeitnehmer ein Betriebsratsmitglied seiner Wahl mit hinzuziehen (gleiches gilt bei der Schwerbehindertenvertretung).
Die Gespräche sind regelmäßig für mehrere Stufen standardisiert und erfolgen nach bestimmten Strukturen. Sollen die Ergebnisse der Rückkehrgespräche aufgezeichnet werden, ist aus datenschutzrechtlichen Gründen der Arbeiternehmer darüber zu informieren und dessen Einwilligung einzuholen.
Unterschied zum BEM-Gespräch:
Zur Durchführung eines Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM) ist der Arbeitgeber dagegen verpflichtet, wenn ein Arbeitnehmer innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig ist.
Die Krankenrückkehrgespräche werden meist durch die direkte Führungskraft oder einen Personalverantwortlichen bereits bei einer kürzeren (< 6 Wochen) bzw. wiederholten Erkrankungsdauer durchgeführt. BEM-Gespräche werden vom BEM- bzw. Integrationsteam geführt. Außerdem muss der Arbeitnehmer einer Teilnahme am BEM-Gespräch zustimmen, einem Krankenrückkehrgespräch muss er nachkommen.