Arbeit und Urlaub ohne Abstriche miteinander verbinden – so lautet die Idee von Workation. Doch wenn der Arbeitsort vom Firmenbüro in das Urlaubshotel wechselt, gibt es rechtlich einige Aspekte zu bedenken.
Das Kofferwort Workation (bestehend aus den englischen Wörtern für Arbeit und Urlaub) klingt im ersten Moment nach Sonnenuntergang am Sandstrand mit Firmenlaptop auf dem Schoß. Die Realität ist wohl weniger malerischer Sommerurlaub und bedarf zudem im Voraus einiger Abstimmung mit dem Arbeitgeber, um reibungslos umgesetzt zu werden.
Schon die rechtliche Einordnung macht mitunter Probleme. Am ehesten lässt sich Workation wohl als eine Form von mobiler Arbeit mit Ortsverlagerung ansehen. Einen gesetzlichen Anspruch gibt es darauf nicht, ähnlich wie bei anderen Formen mobiler Arbeit wie Homeoffice. Das macht eine umfassende Absprache mit dem Arbeitgeber über die Rahmenbedingungen und die konkrete Umsetzung unerlässlich.
Zu klärende Punkte sind vor allem Dauer, Ort und Arbeitsausstattung. Soll der Aufenthalt kürzer oder länger als 28 aufeinanderfolgende Kalendertage ausfallen? Denn bei längerem Aufenthalt treffen den Arbeitgeber besondere Nachweispflichten nach § 2 Abs. 2 NachwG, die natürlich die Umsetzung erschweren. Soll die Workation in Deutschland, im EU- oder Nicht-EU-Ausland verbracht werden? Der genaue Ort, an den die Arbeitsleistung verlegt wird, kann nämlich weitere sozial- und steuerrechtliche Komplikationen mit sich bringen. Und was ist mit eventuell mitreisender Arbeitsausstattung – muss gegebenenfalls eine Versicherung abgeschlossen werden, um Verlust oder Beschädigungen abzusichern?
Insofern ist es wichtig, dass beide Parteien sich genau zu den bestehenden Vorstellungen und Maßgaben austauschen. Es ist sinnvoll, klar über die Wiederholbarkeit einer solchen Absprache nachzudenken. Im Regelfall wird eine individuelle Regelung für den Einzelfall getroffen, doch auch regelmäßige Wiederholungen etwa bei einem Zweitwohnsitz im Ausland oder durch andere Arbeitnehmende, die sich daran ein Beispiel nehmen wollen, sind denkbar.
Da die Workation auf Wunsch der Arbeitnehmerin bzw. des Arbeitnehmers erfolgt, muss sie/er die Aufenthaltskosten selbst tragen. Anders als zum Beispiel bei der Dienstreise sind auch An- und Abreise ausdrücklich keine Arbeitszeit und somit allein Sache der/des Arbeitnehmenden.
Beim Arbeitsschutz gilt ebenfalls: Augen auf, denn im Ausland gelten mitunter andere Regelungen als im Inland. Gesetze wie das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) finden dort keine Anwendung, sodass wichtige Regelungen für den Arbeitnehmerschutz entfallen. Stattdessen müssen die im Ausland geltenden Schutzgesetze geprüft und eingehalten werden.
Ist die Workation erst einmal mit dem Arbeitgeber abgesprochen und genehmigt worden, ist der/die Arbeitnehmende gut geschützt gegen die Forderung der ungeplanten Beendigung des Aufenthalts durch den Arbeitgeber. Die Eingriffsintensität ist hoch, wenn dieser einen Abzug aus der Workation verlangt, sodass im Regelfall das Interesse der/des Arbeitnehmenden, an der getroffenen Regelung festzuhalten, überwiegt. Sollte sich die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer doch darauf einlassen oder ist es unvermeidbar, dass sie/er kurzfristig zurück an den gewohnten Arbeitsort kehren muss, hat der Arbeitgeber alle durch die vorzeitige Abreise entstehende Kosten zu tragen. Da Workation in der großen Mehrheit der Fälle befristet ist, wird die vorzeitige Beendigung jedoch sogar zusätzlich erschwert – es wird also selten sein, dass sich Arbeitnehmende gegen ihren Willen zurück ins Büro holen lassen müssen.
Sollte es doch einmal Unstimmigkeiten bei Absprachen zur Workation geben, steht glücklicherweise auch der Betriebsrat mit Rat und Tat zur Seite. Als besondere Form von mobiler Arbeit unterfällt sie nämlich dem Mitbestimmungsrecht des § 87 Abs. 1 Nr. 14 BetrVG. Der Betriebsrat kann demnach zwar nicht beim „Ob“, aber definitiv beim „Wie“ mitbestimmen. Und das bedeutet, dass der Arbeitnehmer nicht alleine dasteht, wenn er mit dem Wunsch nach Workation in den Dialog mit dem Arbeitgeber geht.
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