Projekte sind aus dem täglichen Arbeitsleben nicht mehr wegzudenken. Neben dem Tagesgeschäft sind sie zur zweiten Säule des Arbeitslebens geworden. Und das mit Recht: Projekte ermöglichen es, komplexe Aufgaben rasch und effektiv umzusetzen. Nur ist es hier wie im täglichen Leben: Man muss wissen wie es geht. Es sind spezifische Kenntnisse und Fähigkeiten wichtig, ansonsten drohen Projekte zu versanden, Geld wird fehlinvestiert und der Frust über vergeblich eingesetzte Energie und Zeit ist groß. Lernen wir also, wie es funktioniert!
Ein Interview mit Winfried Brötling, Zertifizierter Mediator, systemischer Coach, Berater und Dozent
Es macht Sinn in Projektstrukturen zu arbeiten, wenn unregelmäßige, konkrete Themen konzentriert und in einer bestimmten Zeitspanne sehr zielorientiert zu bearbeiten sind. Somit grenzen sich Projektthemen von den fortwährenden und sich wiederholenden Aufgaben des Tagesgeschäfts ab. In der Regel benötigen Projekte unterschiedliche Fähigkeiten und Ressourcen, die nur zum Zwecke der spezifischen Projektarbeit zu einander finden. Das erfordert einen klaren Rahmen, also eine außerhalb der Tagesgeschäftshierarchie stehende Arbeitsorganisation. Und genau das kann die Projektstruktur flexibel bieten: eine Organisation von Verantwortlichkeiten, einen Meeting- und Abstimmungsrhythmus, eine Planungsmethodik für das konkrete Vorhaben und Tools und Techniken für eine effiziente Bearbeitung im geplanten Zeitraum.
Dafür gibt es zwei Gründe. Der erste ist: Viele Aufgaben des Betriebsrats haben Projektcharakter. Neben den Tagesgeschäftsarbeiten mit Sitzungen, Anhörungen, Beschlussfassungen sind es oft neue Ideen, dies es zu verfolgen und umzusetzen gilt. Das reicht von der Erarbeitung einer neuen Betriebsvereinbarung über die Schaffung einer eigenen BR-Website bis hin zur Entwicklung neuer digitaler Informationsformate wie „BR-Podcasts für die Belegschaft“. Je Projekt werden BR-intern immer wieder neue Fähigkeiten und Menschen (Betriebsratsmitglieder) benötigt. Alles muss gut geplant werden, da die BR-Mitglieder oftmals nicht freigestellt sind und somit nur begrenzte Ressourcen haben. Eine gute Planung ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Umsetzung.
Der zweite ist: Projektarbeit ist in Unternehmen in den letzten Jahren zu einer zweiten Säule der Arbeitswelt geworden. Veränderungen (Prozessoptimierungen, Digitalisierung, etc.) werden vom Arbeitgeber in Form von Projekten organisiert, Arbeitnehmer haben Doppelrollen und befinden sich im Spagat zwischen Tagesgeschäft und Projekt, Arbeitsstress und Verschleiß nehmen zu. Zum Schutz der Arbeitnehmer sollte der Betriebsrat wissen, wie Projektmanagement funktioniert, und insbesondere, wie es nicht funktioniert. Eine klare Haltung, basierend auf Projektmanagementkenntnis, ist gegenüber dem Arbeitgeber wichtig. Auch sollte der Betriebsrat an entsprechender Stelle Mitspracherechte in der Projektorganisation einfordern.
Gutes Projektmanagement setzt auf einer klaren Planung der notwendigen Umsetzungsschritte und der benötigten Ressourcen (Mensch und Geld) auf. Es organisiert die Abstimmung der beteiligten Menschen, um einen schnellen Austausch von Informationen und ein frühzeitiges Erkennen von Problemen zu ermöglichen. Es nutzt kreative Techniken, um die Fähigkeiten des kompletten Teams zu nutzen. Gutes Projektmanagement weiß zu jeder Zeit, wo das Projekt steht, und gewährleistet die erfolgreiche Umsetzung des Projektes „nahezu“ in der geplanten Zeit und im geplanten Budget.
In der Tat hat sich in den letzten 10 Jahren mit dem Ansatz des „agilen Arbeitens“ eine Alternative zum klassischen Projektmanagement entwickelt. Ursprünglich entstammt diese Methodik der Softwareentwicklung und postulierte, dass Softwareentwicklung nicht mehr in mehrjährigen Planungszyklen, sondern in agilen, schnellen Entwicklungsschleifen stattfinden sollte. Nach dem Motto: „Lass uns neue Entwicklungen sofort und bereits auf niedrigem Niveau nutzen und in kleinen Schritten weiter entwickeln, anstatt viele Jahre auf das fertige Endprodukt zu warten“. Grundsätzlich eine gute Idee. Viele Unternehmen nutzen diese Arbeitsmethodik allerdings als „Deckmantel“, unstrukturiert und ohne Planung Projekte anzuschieben, Chaos zu legitimieren und die Mitarbeitenden zu erschöpfen. Hier ist wichtig zu verstehen, bei welchen Themen „agiles Projektmanagement“ einen Nutzen hat und wann „klassisches Projektmanagement“ vorzuziehen ist. Richtig angewendet kann „agiles Arbeiten“ schnelle Erfolge bringen und somit auch Spaß machen.