Analog zum Lean Production findet im Büro Lean Administration statt. Ähnlich wie beim Lean Production ist das Ziel, durch die strukturierte Organisation des Arbeitsplatzes nicht wertschöpfende Tätigkeiten, also Verschwendung, zu minimieren. Zu den Problematiken im Büro gehören z. B. Schnittstellenprobleme, Informationsverluste, Zeitfresser, Rückfragen oder ungeklärte Verantwortlichkeiten.
Es geht jedoch nicht nur um die Struktur im Büro, sondern auch um Vorgänge in den Köpfen der Mitarbeiter und das Führungsprinzip, das bestehende Strukturen hinterfragt und so Unternehmensprozesse optimiert. Mitarbeiter müssen dazu befähigt werden, weitgehend eigenverantwortlich Probleme, die bei ihrer Arbeit auftreten, zu erkennen und zu lösen. Lean Administration zeigt erst dann Wirkung, wenn die Eigeninitiative der Mitarbeiter die Prozesse vorantreibt.
Wichtig ist dabei natürlich eine gute Ordnung der Arbeitsabläufe, ebenso wie eine klare und transparente Zusammenarbeit mit Mitarbeitern und Kunden.
Bevor im Rahmen von Lean Administration einzelne Prozesse optimiert werden, muss deren Komplexität reduziert werden. Dazu eignen sich grundsätzlich zwei Methoden: die Prozessanalyse und die Tätigkeitsstrukturanalyse.
Bei der Prozessanalyse werden die einzelnen Tätigkeiten und deren Abfolge im Prozess erfasst und optimiert. Die Tätigkeitsstrukturanalyse beschreibt den Aufwand einzelner Arbeitsschritte im Prozess.
Lean Administration ist erst dann von Erfolg gekrönt, wenn es systematisch im Unternehmen eingesetzt und angewendet und nicht als einmaliges Projekt angesiedelt wird. Wichtig ist, die Mitarbeiter mit ins Boot zu holen und deren Eigeninitiative zu fördern.