Von: Christoph Börner, Ass. jur.
Betriebsratsarbeit verursacht Kosten. Sind diese uneingeschränkt vom Arbeitgeber zu übernehmen bzw. sind diesbezüglich Grenzen gesetzt? Diese Frage zu beantworten erscheint mit Blick auf § 40 Abs. 1 BetrVG zunächst einfach, heißt es dort doch kurz und bündig: „Die durch die Tätigkeit des Betriebsrats entstehenden Kosten trägt der Arbeitgeber.“ In Absatz 2 wird weiter ausgeführt: „Für die Sitzungen, die Sprechstunden und die laufende Geschäftsführung hat der Arbeitgeber in erforderlichem Umfang Räume, sachliche Mittel, Informations- und Kommunikationstechnik sowie Büropersonal zur Verfügung zu stellen.“
Diese umfassende Kostentragungspflicht soll die Funktionsfähigkeit der Betriebsratsarbeit gewährleisten. Ohne finanzielle Mittel wären dem Gremium die Hände gebunden, denn der Betriebsrat selbst hat weder Einkommen noch Vermögen. Trotzdem kommt es in der Praxis immer wieder zu Streit über einzelne Kostenpunkte und die Grenzen der Kostentragungspflicht. Das haben wir zum Anlass genommen, uns zu fragen: Was fällt unter die Kostentragungspflicht des Arbeitgebers und wo findet § 40 BetrVG seine Grenzen?
▶ Welche Kosten der Arbeitgeber tragen muss
▶ Besondere Kosten und rechtliche Voraussetzungen
▶ Grenzen der Kostentragungspflicht
Der Arbeitgeber muss für die erforderlichen Kosten der laufenden Geschäftsführung des Betriebsrats aufkommen. Dazu können insbesondere geeignete Räume, Mobiliar, Computer oder andere Endgeräte, Drucker, Telefon, Internet- und E-Mail-Zugang, erforderliche Software, Gesetzessammlungen, Fachliteratur und Fachzeitschriften sowie verschließbare Aktenschränke gehören. Auch Videokonferenztechnik kann erforderlich sein, wenn Betriebsratssitzungen unter den Voraussetzungen des § 30 Abs. 2 und 3 BetrVG mittels Video- oder Telefonkonferenz durchgeführt werden.
Welche Ausstattung konkret bereitzustellen ist, hängt von den Umständen des Einzelfalls ab. Zu berücksichtigen sind insbesondere die Größe und Struktur des Betriebs, die Zahl der Betriebsratsmitglieder, die anfallenden Aufgaben und die beim Arbeitgeber übliche technische Ausstattung. Bei juristischen Datenbanken, besonderen Softwareprodukten oder KI-Anwendungen muss der Betriebsrat begründen können, weshalb das gewünschte Arbeitsmittel für seine Tätigkeit erforderlich ist.
Anspruchsinhaber ist grundsätzlich der Betriebsrat als Gremium. Die Arbeitsmittel müssen so bereitgestellt werden, dass alle Mitglieder ihre Aufgaben ordnungsgemäß wahrnehmen können. Daraus folgt jedoch nicht automatisch, dass jedes Mitglied Anspruch auf ein eigenes Gerät oder eine bestimmte technische Ausstattung hat.
Erforderliche Schulungen nach § 37 Abs. 6 BetrVG muss der Arbeitgeber gemäß § 40 Abs. 1 BetrVG bezahlen. Das umfasst grundsätzlich die angemessenen Seminargebühren sowie die notwendigen Reise-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten. Ob eine Schulung erforderlich ist, richtet sich nach ihrem Inhalt, den betrieblichen Verhältnissen und dem Wissensstand des entsandten Mitglieds.
Bei der Auswahl der Schulung besitzt der Betriebsrat einen Beurteilungsspielraum. Das gilt grundsätzlich auch für die Entscheidung zwischen einer Präsenz- und einer Onlineschulung. Er muss die Kosten berücksichtigen, ist aber nicht ohne Weiteres verpflichtet, allein aus Kostengründen ein Webinar zu wählen. Weitere Informationen finden Sie in unserer Übersicht zum Schulungsanspruch des Betriebsrats.
Anders liegt es bei Bildungsveranstaltungen nach § 37 Abs. 7 BetrVG: Hier besteht grundsätzlich nur ein Anspruch auf bezahlte Freistellung. Die Veranstaltungs- und Reisekosten trägt das teilnehmende Betriebsratsmitglied selbst, sofern die Veranstaltung nicht zugleich die Voraussetzungen des § 37 Abs. 6 BetrVG erfüllt.
Auch für Büropersonal besteht eine Kostentragungspflicht, wenn personelle Unterstützung für die Betriebsratsarbeit erforderlich ist. Dabei kann es sich beispielsweise um Schreib-, Assistenz- oder Verwaltungstätigkeiten handeln.
Dasselbe gilt für notwendige Fahrt- und Reisekosten, die gerade durch die Wahrnehmung von Betriebsratsaufgaben zusätzlich entstehen. Das kann etwa der Fall sein, wenn ein Mitglied an einem arbeitsfreien Tag zu einer Betriebsratssitzung fahren muss. Maßgeblich sind die konkreten Umstände und grundsätzlich auch die im Betrieb geltenden Reisekostengrundsätze. Davon zu unterscheiden sind Ansprüche auf Freizeitausgleich oder Vergütung nach § 37 Abs. 3 BetrVG.
Umfasst sein können auch Rechtsanwaltskosten. Voraussetzung ist, dass die Beauftragung der Wahrnehmung oder Durchsetzung betriebsverfassungsrechtlicher Rechte dient und bei verständiger Würdigung erforderlich war. Das kann auch bei Streitigkeiten mit anderen betriebsverfassungsrechtlichen Organen der Fall sein. Ebenso können einem einzelnen Betriebsratsmitglied erforderliche Rechtsanwaltskosten entstehen, wenn es um seine eigene betriebsverfassungsrechtliche Rechtsstellung geht. Rein persönliche Auseinandersetzungen fallen dagegen nicht unter § 40 BetrVG.
Von der Beauftragung eines Rechtsanwalts als Verfahrensbevollmächtigten ist seine außergerichtliche Hinzuziehung als Sachverständiger zu unterscheiden. Hierfür können zusätzlich die Voraussetzungen des § 80 Abs. 3 BetrVG gelten.
Auch die Kosten eines Sachverständigen können vom Arbeitgeber zu tragen sein. Nach § 80 Abs. 3 BetrVG muss der Betriebsrat hierüber grundsätzlich zuvor eine nähere Vereinbarung mit dem Arbeitgeber treffen. Diese erstreckt sich insbesondere auf die Aufgabe, die Person und die Kosten des Sachverständigen. Kommt die erforderliche Vereinbarung nicht zustande, kann der Betriebsrat das Arbeitsgericht anrufen und die fehlende Zustimmung beziehungsweise Vereinbarung ersetzen lassen.
Eine Besonderheit gilt bei geplanten Betriebsänderungen: In Unternehmen mit mehr als 300 Beschäftigten kann der Betriebsrat nach § 111 Satz 2 BetrVG einen Berater hinzuziehen, ohne dass es zuvor einer Vereinbarung nach § 80 Abs. 3 BetrVG bedarf. Auch dann müssen die Beauftragung und die Kosten erforderlich und verhältnismäßig sein.
Die Regelungen über die Kostentragung gelten über § 51 Abs. 1 und § 59 Abs. 1 BetrVG grundsätzlich entsprechend für Gesamt- und Konzernbetriebsräte sowie über § 65 Abs. 1 BetrVG für die JAV. Auch die erforderlichen Kosten der Tätigkeit des Wirtschaftsausschusses trägt der Arbeitgeber. Der Wirtschaftsausschuss ist allerdings ein Hilfsorgan des Betriebsrats beziehungsweise Gesamtbetriebsrats und verfügt nicht ohne Weiteres über dieselben eigenständigen Ansprüche wie ein Betriebsrat.
Im Übrigen ist § 40 BetrVG zwingendes Recht. Die gesetzliche Kostentragungspflicht kann daher weder durch Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung noch durch eine sonstige Vereinbarung eingeschränkt werden.
Auch ein festes Betriebsratsbudget darf die Ansprüche aus § 40 BetrVG nicht ersetzen oder begrenzen. Eine unverbindliche Kostenplanung kann zwar der Transparenz dienen. Der Betriebsrat muss aber auch dann erforderliche Ausgaben veranlassen können, wenn der vorgesehene Rahmen bereits ausgeschöpft ist.
Verweigert der Arbeitgeber erforderliche Mittel, kann der Betriebsrat seinen Anspruch arbeitsgerichtlich durchsetzen. Eine beharrliche oder besonders schwerwiegende Verweigerung kann außerdem eine grobe Pflichtverletzung im Sinne des § 23 Abs. 3 BetrVG darstellen. Wird die Betriebsratsarbeit vorsätzlich behindert oder gestört, kann durch diese Behinderung der Betriebsratsarbeit zudem eine Straftat nach § 119 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG vorliegen.
Bei der recht umfassenden Kostentragungspflicht stellt sich die Frage: Wo ist die Grenze zu ziehen?
Maßgeblich ist, ob der Betriebsrat die Ausgabe bei verständiger Würdigung der betrieblichen Verhältnisse für erforderlich halten durfte. Dabei muss er das Gebot der vertrauensvollen Zusammenarbeit aus § 2 Abs. 1 BetrVG beachten und neben den Interessen der Belegschaft auch das berechtigte Interesse des Arbeitgebers an einer Begrenzung der Kosten berücksichtigen.
Der Betriebsrat darf daher keine Kosten verursachen, die mit seinen gesetzlichen Aufgaben nichts zu tun haben, offensichtlich unnötig oder unverhältnismäßig sind. Stehen mehrere gleich geeignete Möglichkeiten zur Verfügung, muss er grundsätzlich die kostengünstigere wählen. Er ist aber nicht generell verpflichtet, sich für das billigste Angebot zu entscheiden. Qualitätsunterschiede, praktische Vorteile und die besonderen betrieblichen Verhältnisse können höhere Kosten rechtfertigen.
Entscheidend ist die Situation im Zeitpunkt des Betriebsratsbeschlusses. Es kommt nicht darauf an, ob sich eine Ausgabe rückblickend als optimal erwiesen hat, sondern darauf, ob der Betriebsrat sie aufgrund der damals bekannten Umstände für erforderlich halten durfte. Bei dieser Entscheidung kommt ihm ein eigener Beurteilungsspielraum zu.
Rechtsanwaltskosten sind von § 40 BetrVG nur gedeckt, wenn die anwaltliche Unterstützung erforderlich war. Bei gerichtlichen Verfahren entfällt die Kostentragungspflicht insbesondere dann, wenn die Rechtsverfolgung von Anfang an offensichtlich aussichtslos oder mutwillig war. Sie entfällt dagegen nicht schon deshalb, weil der Betriebsrat den Rechtsstreit später verliert.
Beauftragt der Betriebsrat einen Rechtsanwalt, muss der Beauftragung grundsätzlich ein wirksamer Betriebsratsbeschluss zugrunde liegen. Soll eine besondere Honorarvereinbarung geschlossen oder ein auswärtiger Rechtsanwalt beauftragt werden, muss der Betriebsrat auch die dadurch entstehenden Mehrkosten prüfen und sachlich rechtfertigen können.
Dem Betriebsrat steht bei der Beurteilung der Erforderlichkeit ein eigener Spielraum zu. Er darf den Arbeitgeber jedoch nur mit Kosten belasten, die bei vernünftiger Betrachtung zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung seiner gesetzlichen Aufgaben erforderlich erscheinen.
Vor größeren Ausgaben sollten Sie sich daher fragen: Welche gesetzliche Aufgabe soll erfüllt werden? Ist das gewünschte Mittel hierfür geeignet und erforderlich? Gibt es eine gleich geeignete, aber deutlich günstigere Alternative? Stehen Aufwand und Nutzen in einem vertretbaren Verhältnis?
Kann der Betriebsrat die Erforderlichkeit nachvollziehbar begründen, kann er die Bereitstellung des Arbeitsmittels beziehungsweise die Übernahme der Kosten grundsätzlich verlangen. Soweit die Ausgabe auf einer Entscheidung des Gremiums beruht, sollte zuvor ein ordnungsgemäßer Betriebsratsbeschluss gefasst und die Entscheidungsgrundlage möglichst dokumentiert werden – schließlich kann die Betriebsratsarbeit nur mit den richtigen Mitteln gelingen.