Betriebsrat und Datenschutz I 2023

Wir vermitteln Ihnen die Rahmenbedingungen für eine rechtlich abgesicherte digitale Betriebsratsarbeit. Sie erarbeiten rechtlich zulässige und praktikable Möglichkeiten für ein papierarmes Betriebsratsbüro, virtuelle Betriebsratsarbeit und weitgehend digitalisierte Kommunikationsprozesse. Ihre konkreten Fragestellungen fließen hierbei ein und Sie gewinnen Rechtssicherheit für die Digitalisierung Ihrer Betriebsratsarbeit.

Wenn die Betriebsratsarbeit möglichst digital und papierlos funktionieren soll, eröffnet dieser Schritt viele Herausforderungen und rechtliche Problemstellungen. Wie weit ist die Betriebsratsarbeit wirklich zu digitalisieren und welche Vorschriften müssen dabei beachtet werden? Wo lauern Fallen und bestehen Grenzen?

Betriebsratsarbeit und digitale Herausforderungen

• Bestandsaufnahme: Was ist zulässig, was ist umsetzbar?
• Notwendige Hardware im Büro und bei mobilem Arbeiten – Arbeitsmittel des Unternehmens versus Bring your own device (BYOD)
• Bloß papierlos oder voll digital? Potenziale erkennen und sinnvoll nutzen
• Einsatz elektronischer Signaturen – welche werden benötigt?
• ChatGPT und Co. – sinnvolle Anwendungsbereiche und Grenzen
• Analoge und digitale Archivierungssysteme – Umgang mit Protokollen, Stellungnahmen und Akten

Virtuelle Betriebsratssitzung und Beschlussfassung

• Bestätigung von Sitzungsteilnahme und Sitzungsprotokoll
• Wichtiger denn je: die Geschäftsordnung
• Beschlüsse richtig fassen per Video- oder Telefonkonferenz
• Erforderliche technische Ausstattung und die Kostenfrage
• Geheimhaltung – Einhaltung des Datenschutzes sicherstellen, aber wie?

Digitale Betriebsratsarbeit und Datenschutz im Betriebsratsbüro

• Betrieblicher Datenschutz und relevante Grundlagen (DSGVO und BDSG)
• Zugriffs-, Berechtigungs- und Löschkonzept – Eckpfeiler für Ihr Datenschutzkonzept
• Bekommen alle alles? Fragen zur digitalen Weiterleitung von Dokumenten
• Grenzen der Datengewinnung, -speicherung und -weitergabe
• Verantwortlichkeit – Organisation des Datenschutzes und Gewährleistung der Datensicherheit

Digitale Kommunikation mit Arbeitgeber und Belegschaft

• Schriftformerfordernisse trotz Digitalisierung wahren – ärgerliche Fehler vermeiden
• Grenzen von Vertraulichkeit, Geheimhaltungsbedürfnis und sozialer Rücksichtnahme
• Beispiele für einen digitalen Workflow bei wichtigen Mitbestimmungsrechten
• Risiken der digitalen Mitbestimmung
• Mitarbeiterkommunikation über das Intranet, elektronische Newsletter und Co.
• Betriebsversammlungen nur noch in Präsenz!
• Hinweisgeberschutzgesetz: mögliche »Meldekanäle« und wie sie funktionieren

Betriebsrat und betrieblicher Datenschutzbeauftragter

• Aufgabenbereiche, Aufgabenabgrenzung und Schnittmengen
• Zusammenarbeit mit dem Datenschutzbeauftragten bei der Digitalisierung der Betriebsratsarbeit
• Der Datenschutzbeauftragte als Informationsquelle und helfende Hand