Die digitale Personalakte

Die digitale Personalakte bietet viele Möglichkeiten, die Arbeit in der Personalabteilung effektiver, effizienter und vor allem sicherer zu gestalten. Insbesondere für Datenschutz und Datensicherheit bietet die Nutzung einer digitalen Akte viele Vorteile, wie z. B. optimale Kontrollmöglichkeiten und gezielte Zugriffsberechtigungen. Aber auch Zeitersparnis bei der Dokumentensuche und damit verbunden Kosten- und Effektivitätsgründe sind ein wichtiges Thema: gerade in Unternehmen mit zahlreichen Niederlassungen (und eigenen Personalverantwortlichen) kann so die Produktivität der Routinearbeit im Personalwesen gesteigert werden.

Die Digitalisierung muss allerdings gut vorbereitet sein. In diesem Tagesseminar erhalten Sie – abgestimmt auf Ihre Situation und Ihre Fragestellungen – in sehr kompakter Form das erforderliche Wissen, um das Projekt der Einführung der elektronischen Personalakte rechtssicher und erfolgreich zu gestalten!

Rechtliche Grundlagen und Rahmenbedingungen

• Grundbegriffe und Grundlagen des Personalaktenrechts (kurzer Überblick9
• Rechtliche Rahmenbedingungen und Voraussetzungen für die Einführung der digitalen Personalakte
• Vorgaben des Datenschutzes und Beachtung der Datensicherheit
• Rechtsprechung zur Führung digitaler Personalakten
• Beteiligung des Betriebsrats, des Datenschutzbeauftragen und anderer Personen

 Digitalisierung von Bestandsakten – Praxisfragen und Hinweise zu:

• Begriff, Aufbau und Funktionen der digitalen Personalakte
• Analyse/Bestandsaufnahme: Anforderungen der elektronischen Personalakte sowie des Ist-Zustandes im Unternehmen
• Interne oder externe Digitalisierung?
• Beteiligte Akteure / Bildung einer Projektgruppe
• Regelung der Zugriffs- und Bearbeitungsrechte (Rechte und Rollen)
• Definition der Aktenstruktur („digitale Gliederung“) und Festlegung des Umfangs der Digitalisierung
• Vorbereitung der Systemintegration und Rollout