Die Arbeitszeiterfassung gewinnt in der modernen Arbeitswelt zunehmend an Bedeutung. Unternehmen müssen nicht nur gesetzliche Vorgaben einhalten, sondern auch sicherstellen, dass Beschäftigte ihre Arbeitszeiten fair gestalten und dadurch gesundheitlich geschützt bleiben. Gleichzeitig unterstützt eine verlässliche Zeiterfassung die Planung, Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Arbeitsabläufen.
Für Betriebsräte und Personalverantwortliche ist es daher umso wichtiger, die rechtlichen Rahmenbedingungen, erlaubten Methoden und Grenzen der Arbeitszeiterfassung zu kennen. In den Betriebsrat-Seminaren des Poko-Instituts, wie beispielsweise den maßgeschneiderten Inhouse-Schulungen, erfahren Sie, welche Mitbestimmungsrechte Betriebsräte bei der Arbeitszeiterfassung haben, um rechtliche Verstöße zu verhindern.
Unter Arbeitszeiterfassung versteht man die systematische Aufzeichnung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit von Beschäftigten. Sie dokumentiert Beginn, Ende und Dauer der Arbeit sowie Pausen, um die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben sicherzustellen. Die Erfassung kann manuell, digital oder mithilfe spezieller Zeiterfassungsgeräte erfolgen. Im Kern dient die Arbeitszeiterfassung dem Schutz der Arbeitnehmer*innen: Sie soll Belastungen verhindern, die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten sicherstellen und gesetzlich vorgeschriebene Ruhezeiten garantieren.
Die zunehmende Flexibilisierung von Arbeitszeitmodellen, beispielsweise Freelancing und Homeoffice, stellt dabei neue Anforderungen an die Erfassung. Gerade in Bezug auf Vertrauensarbeitszeit oder hybridem Arbeiten müssen Unternehmen dafür sorgen, dass die Arbeitszeiten objektiv und nachvollziehbar dokumentiert werden.
In Deutschland legt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) die rechtlichen Rahmenbedingungen zu Arbeitszeiten fest. Aktuell sind dort keine generellen Vorgaben zur Methode der Erfassung der Arbeitszeiten geregelt. Jedoch gibt es vor, dass alle Tätigkeiten, die über die gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitszeiten hinausgehen, sprich Mehrarbeit und Überstunden, aufgezeichnet werden müssen.
Seit einem Beschluss des Bundesarbeitsgerichtes (BAG) (September 2022) sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten objektiv, verlässlich und zugänglich zu erfassen. Ziel ist die Kontrolle sowie die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten.
Damit sollte die Vertrauensarbeitszeit – also kein vorliegender Nachweis der tatsächlichen Arbeitsstunden – langsam abgelöst werden. Diese stand im Konflikt zum Urteil des EuGH von 2019 und sah vor, dass Arbeitszeiten EU-weit dokumentierbar sein müssen.
Darüber hinaus sind bei der Arbeitszeiterfassung Datenschutzvorgaben nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu beachten. Arbeitszeitdaten gelten als personenbezogene Daten und dürfen somit nur für die rechtlich zulässigen Zwecke – insbesondere den Schutz der Beschäftigten und die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften – verarbeitet werden (Artikel 5, DSGVO).
Zur Kontrolle in Betrieben sind daher der Betriebsrat und die Jugend- und Auszubildendenvertretung (JAV) nach § 80 Abs. 1 BetrVG zur rechtmäßigen Überwachung der Arbeitszeiterfassung verpflichtet. Sie stellen sicher, dass die Systeme ausschließlich dem Schutz der Beschäftigten dienen und keine missbräuchliche Leistungsüberwachung erfolgt.
Die Methoden der Arbeitszeiterfassung haben sich im Zuge der Digitalisierung stark gewandelt. Während früher handschriftliche Stundenzettel oder Excel-Listen üblich waren, kommen heute überwiegend digitale Lösungen zum Einsatz. Dazu gehören:
Unternehmen können dabei unterschiedliche Systeme je nach Abteilung oder Tätigkeit einsetzen, solange die Arbeitszeit zuverlässig und rechtskonform dokumentiert wird. Betriebsrat und JAV sind bei der Einführung solcher Systeme nach § 87 Abs. 1 BetrVG mitbestimmungspflichtig.
Grundsätzlich sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Die Pflicht ergibt sich aus dem Schutzauftrag des ArbZG und der BAG- sowie EuGH-Entscheidung. Eine vollständige, transparente Erfassung dient dabei mehreren Zwecken:
Fehlt eine verlässliche Zeiterfassung, kann dies rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, insbesondere bei Überschreitungen der Höchstarbeitszeit oder im Fall von Arbeitsunfällen.
Nicht alle Formen der Arbeitszeiterfassung sind zulässig. Insbesondere dürfen Systeme nicht der Leistungsüberwachung oder Disziplinierung dienen. Der Fokus muss auf dem Schutz der Beschäftigten liegen. Weitere unzulässige Praktiken sind:
Die Einhaltung der DSGVO und des BDSG ist streng verpflichtend. Der Betriebsrat sollte überwachen, dass alle Zeiterfassungssysteme datenschutzkonform betrieben werden und ausschließlich für die rechtlich zulässigen Zwecke genutzt werden.
Eine verlässliche und transparente Arbeitszeiterfassung schützt Beschäftigte vor Überlastungen. Betriebsräte können durch Ihre Expertise bei der Kontrolle der Erfassung von Arbeitszeiten Sicherheitslücken erkennen und somit aktiv zur Einhaltung der gesetzlichen Regelungen beitragen.
Mit den Betriebsrat-Seminaren des Poko-Instituts erlernen Sie auf leicht verständliche Art und Weise, wie Arbeitszeiten rechtskonform erfasst werden. Wahlweise als Schulung an einem der vielen Seminar-Standorten, digitales Betriebsrat-Webinar oder als auf Ihr Unternehmen angepasste Inhouse-Schulung.